Vereine können seit 21.03.2023 hybride und virtuelle Mitgliederversammlungen (MV) einberufen.
Die gesetzliche Neuregelung in § 32 BGB stellt aber hohe Anforderungen an die Umsetzung einer
hybriden Mitgliederversammlung. Zudem macht sie die virtuelle Versammlung von der Zustimmung
der Mitglieder abhängig. Es gibt deswegen nach wie vor Regelungsbedarf in der Satzung. Denn damit
werden nicht nur rechtliche Unsicherheiten der Neuregelung beseitigt, sondern zugleich sichtbare
Regelungen, auf die sich alle Mitglieder einstellen können und deren Einhaltung gewährleistet ist,
geschaffen. Wir machen Sie mit den Details vertraut.
Das neue BGB -Recht und die Satzung
§ 32 BGB – und damit auch die Neuregelung zur virtuellen Mitgliederversammlung – ist eine
nachgiebige Regelung (§ 40 BGB). Sie kann also durch Satzung abgeändert werden. Das bedeutet
insbesondere, dass vor der Gesetzesnovellierung eingeführte Satzungsregelungen zur virtuellen Mitgliederversammlung ihre Gültigkeit behalten und es hier deswegen grundsätzlich keinen Änderungsbedarf gibt. Dennoch sollten Vereine prüfen, ob die gesetzliche Neuregelung ihren organisatorischen Bedürfnissen und technischen Möglichkeiten entsprechen – und die Satzung bei Bedarf anpassen.
Die Besonderheiten der Neuregelung
Die Regelung in § 32 Abs. 2 (neu) BGB verlangt, dass Mitglieder, die an der Mitgliederversammlung nur virtuell teilnehmen, ihre Mitgliederrechte uneingeschränkt wahrnehmen können. Das Rede-, Antrags- und Stimmrecht muss also in gleicher Form gewahrt werden wie in einer Präsenzversammlung.
Hybride MV: Auf Gleichbehandlung achten
Für eine hybride Mitgliederversammlung gilt zudem der Gleichbehandlungsgrundsatz. Die digital
teilnehmenden Mitglieder müssen also die gleichen Möglichkeiten bezüglich des Rede-, Antrags-
und Stimmrechts haben wie die anwesenden. Die Satzung könnte das aber einschränken. Das ist grundsätzlich kein Problem, weil die Mitglieder nach der BGB-Regelung ja die Wahl zwischen
digitaler und Präsenzteilnahme haben.
Mitgliederrechte bei virtueller MV wahren
Anders bei der virtuellen Teilnahme. Hier müssen die Mitgliederrechte sichergestellt sein. Denkbar wäre zwar, dass der Verein im Sonderfall virtuelle Versammlungen mit eingeschränkten Rechten durchführt (z. B. kein Rederecht gewährt). Dann muss es aber in jedem Fall zusätzlich auch Versammlungen geben, die die vollen Teilnahmerechte sicherstellen.
Der Verein muss – insbesondere mit Rücksicht auf die Zahl der Mitglieder – prüfen, ob er diese
Anforderungen technisch und organisatorisch umsetzen kann. Wenn nicht, kann er diese Mitgliederrechte
punktuell einschränken. Aber eben nur punktuell, weil diese Mitgliederrechte nicht grundsätzlich entzogen werden dürfen. Denkbar wären folgende Modelle:
Eine solche Einschränkung der Mitgliederrechte könnte insbesondere darin bestehen, dass die Mitglieder kein Rederecht, sondern nur das Antrags- und Stimmrecht haben. Es werden also Beschlüsse ohne Aussprache gefasst. Die Anträge könnten dabei z. B. vorab schriftlich vorgelegt werden. Faktisch entspräche das – der nach BGB möglichen – schriftlichen Beschlussfassung.
Die virtuelle MV in der Satzung
Eine Grundregelung zur virtuellen Mitgliederversammlung muss die Satzung durch § 32 Abs. 2 BGB jetzt nicht mehr schaffen. Die Gesetzesneuregelung verlangt aber für eine rein virtuelle Mitgliederversammlung einen Beschluss der Mitgliederversammlung. Der ist durch eine entsprechende Satzungsregelung verzichtbar. Da das Quorum für eine Satzungsänderung (nach BGB drei Viertel der anwesenden
Mitglieder) höher ist als für die Einführung der virtuellen Mitgliederversammlung, wird das insbesondere bei Neugründungen sinnvoll sein. Die Entscheidung, ob die Mitgliederversammlung in Präsenzform oder virtuell durchgeführt wird, überträgt die Satzung dann dem Vorstand:
SATZUNGSKLAUSEL /
Vorstand beschließt virtuelle MV
Auf Beschluss des Vorstands kann die Mitgliederversammlung – sofern dem keine zwingenden gesetzlichen Regelungen entgegenstehen – auch als virtuelle Versammlung einberufen werden, an der die Mitglieder ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation teilnehmen und ihre Mitgliederrechte ausüben können.
Erläuterungen zur Klausel
Gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist eine Präsenzversammlung nur bei einer Beschlussfassung nach Umwandlungsrecht, also bei einer Verschmelzung des Vereins oder einem Rechtsformwechsel.
Grundsätzlich kann der Vorstand in vertretungsberechtigter Zahl die Mitgliederversammlung einberufen. Er entscheidet dann auch über die Art der Durchführung. Es wäre dazu kein Beschluss des Vorstands erforderlich. Diese Regelung verhindert also, dass ein einzelnes alleinvertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied über die Art entscheidet, in der die Mitgliederversammlung durchgeführt wird. Ohne
Beschluss des Vorstands kann so nur eine Präsenzversammlung einberufen werden.
SATZUNGSKLAUSEL /
Sicherstellung der Mitgliederrechte
Zulässig ist dabei die Nutzung jede Art der Telekommunikation und Datenübertragung, auch in Kombination verschiedener Verfahren, die die Ton- (und Bild-)Übertragung aller Redebeiträge sowohl der in Präsenz als auch die online teilnehmenden Mitglieder von und an diese garantiert. Damit ist gewährleistet, dass das Rede-, Antrags- und Auskunftsrecht auch der Mitglieder, die online teilnehmen, gesichert ist.
Erläuterungen zur Klausel
Die Regelung des § 32 Abs. 2 (neu) BGB verlangt bei der virtuellen Mitgliederversammlung die
Zustimmung einer vorhergehenden Versammlung. Das dient dem Mitgliederschutz.
Die Regelung stellt klar, dass die Mitgliederrechte auch dann voll gewahrt sind, wenn der Vorstand über die Art der Versammlung entscheidet. Hier hat die Rechtsprechung eine entsprechende Vorgabe gemacht (OLG Hamm, Beschluss vom 04.08.2022, Az. 27 W 58/22).
SATZUNGSKLAUSEL /
Einladung und Zugangsdaten
Die Mitglieder erhalten die Zugangsdaten zum virtuellen Versammlungsraum spätestens drei Tage vor Beginn der Versammlung. Die Mitglieder sind verpflichtet, übermittelte Zugangsdaten keinem Dritten zugänglich zu machen und unter Verschluss zu halten. Virtuell teilnehmende Mitglieder müssen sicherstellen, dass unberechtigte Dritte von den Inhalten der Versammlung keine Kenntnis erhalten können.
Erläuterungen zur Klausel
Satz 1 der Regelung stellt klar, dass die Zugangsdaten nicht schon mit der Einladung verschickt werden müssen und die Mitglieder den Erhalt der Zugangsdaten prüfen müssen. Satz 2 dient insbesondere dazu klarzustellen, dass eventuelle Pflichtverletzungen der Mitglieder beim Umgang mit den Zugangsdaten nicht zulasten des Vereins gehen. Über die Sicherung der Zugangsdaten hinaus wird damit klargestellt,
dass ausschließlich Mitglieder die Bild- und Tonübertragung verfolgen dürfen.
PRAXISTIPP | In der Regel empfiehlt es sich, in der Satzung keine konkreten Vorgaben zur technischen
Umsetzung der virtuellen Mitgliederversammlung zu machen, weil dann eine Satzungsänderung erforderlich wäre, wenn neuer Techniken eingeführt werden. Denkbar wäre es, das in einer Geschäftsordnung zu regeln, auf die dann in der Einladung verwiesen wird. Die technischen und organisatorischen Bedingungen für die virtuelle Mietgliederversammlung müssen für die Mitglieder nämlich so genau definiert sein, dass sie alle nötigen Voraussetzungen auf ihrer Seite schaffen können. Eine Geschäftsordnung macht es dann überflüssig, das jeweils in der Einladung zur Mitgliederversammlung zu erläutern.
Keine virtuelle MV für bestimmte Beschlüsse
Regelt die Satzung, dass Mitgliederversammlungen auf elektronischem Weg stattfinden können, gilt das für alle Versammlungen und Beschlussgegenstände. Es kann daher sinnvoll sein, dass die Satzung die virtuelle Mitgliederversammlung in bestimmen Fällen ausschließt:
SATZUNGSKLAUSEL /
Für diese Fälle ist keine virtuelle MV gestattet
In folgenden Fällen ist eine Durchführung der Mitgliederversammlung bzw. eine Beschlussfassung auf elektronischem Weg unzulässig:
- bei der Jahreshauptversammlung
- bei Beschlüssen über die Auflösung des Vereins oder über die Änderung des Satzungszwecks
Virtuelle MV in vereinfachter Form
Nicht immer ist für eine Beschlussfassung eine eigene Mitgliederversammlung erforderlich. Oft geht es nur darum, die Zustimmung der Mitglieder zu eher formalen Fragen einzuholen oder die Zustimmung zu Geschäften, die im Einzelfall über das bisher Übliche (Vereinsherkommen) hinaus gehen.
Das BGB sieht als Alternative zur Beschlussfassung in der Mitgliederversammlung nur die schriftliche Beschlussfassung vor (§ 32 Abs. 3 BGB neu). Weil dafür die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich ist, ist dieses Verfahren in den meisten Vereinen nicht praktikabel.
Die Satzung kann dafür eine Sonderform der virtuellen Mitgliederversammlung vorsehen, in der die Beschlussfassung im Vordergrund steht und das Rederecht der Teilnehmer eingeschränkt ist.
SATZUNGSKLAUSEL /
„Virtuelle Beschlussfassungs-MV“
Eine Beschlussfassung der Mitgliederversammlung ist auf Beschluss des Vorstands auch auf elektronischem Weg zulässig. Abweichend von § 32 Abs. 3 BGB ist dafür keine Zustimmung der
Mitglieder erforderlich. Die entsprechenden Beschlussvorlagen werden den Mitgliedern zusammen
mit dem Termin zehn Tage vor der Beschlussfassung per E-Mail übermittelt. Sie können bis zu drei Tage vor Beginn der Abstimmung Änderungsanträge einreichen.
Die Beschlussfassung erfolgt im Rahmen einer Videokonferenz oder auf vergleichbarem Weg. Ein Rede- oder Antragsrecht haben die Mitglieder in diesem Rahmen nicht mehr.
Erläuterungen zur Klausel
Die Ladungsfrist kann von der Frist abweichen, die für eine Präsenz-Mitgliederversammlung gilt. Während der Vorstand die Möglichkeit hat, die Beschlussvorlagen zu erläutern und zu begründen, muss den Mitgliedern kein Rederecht eingeräumt werden. Zur schnelleren Durchführung wird das Antragsrecht nur im Vorfeld der Beschlussfassung ermöglicht und auf eine eventuelle Änderung der Beschlussvorlagen
beschränkt.
Anforderungen an die Technik
Der neue § 32 Abs. 2 BGB lässt die Frage offen, wie virtuelle bzw. hybride Mitgliederversammlungen
technisch umzusetzen sind. Vorgaben ergeben sich deswegen nur aus den allgemeinen vereinsrechtlichen Anforderungen an die Mitbestimmung der Mitglieder:
Die Hardwareanforderungen, die man dabei sicher an jedes Mitglied stellen kann, ist der Besitz eines PC und/oder eines Smartphones sowie eines Internetzugangs mit E-Mail-Adresse. Erforderliche Software muss frei verfügbar sein bzw. vom Verein kostenfrei gestellt werden.
Einberufung per E-Mail?
Eine Regelung zur Einberufung der Mitgliederversammlung auf digitalem Weg (z. B. per EMail) enthält die gesetzliche Neuregelung nicht. Es kann deswegen zu der paradoxen Situation kommen, dass – mangels einer entsprechenden Satzungsregelung – die Mitgliederversammlung virtuell durchgeführt werden kann,
dazu aber per Brief eingeladen werden muss.
E-Mail erfüllt „Schriftliche Einladung“
Grundsätzlich gilt: Regelt die Satzung, dass zur Mitgliederversammlung „schriftlich“ eingeladen wird, ist die Einladung per E-Mail generell zulässig. Schriftform in diesem Sinn meint nämlich die Textform nach § 126b BGB, die auch durch digitale Medien erfüllt ist.
In der Regel kann die Einladung dann per EMail erfolgen, wenn das (etwa wegen des speziellen
Mitgliederkreises) keine „unzumutbare Erschwernis“ darstellt. Fehlt eine ausdrückliche Regelung zur Einladung per E-Mail, kann aber kein Mitglied zur Angabe seiner E-Mail-Adresse verpflichtet werden. Das gilt auch, wenn eine angegebene E-Mail-Adresse ungültig wird. Das Mitglied muss dann wieder brieflich
eingeladen werden.
Satzungsregelung wird trotzdem empfohlen
Die Satzung sollte deswegen eine Regelung zur Einladung per E-Mail enthalten. Sie könnte wie folgt lauten:
SATZUNGSKLAUSEL /
Einladung per E-Mail
„Die Einladung zur Mitgliederversammlung erfolgt per E-Mail mit einer Frist von … Tagen“.
Die Mitglieder müssen dann nicht eigens zur Angabe der E-Mail-Adresse verpflichtet werden, weil sich das von allein versteht. Eine klarstellende Regelung ist aber dennoch sinnvoll:
SATZUNGSKLAUSEL /
E-Mail-Angabe der Mitglieder
„Die Mitglieder sind verpflichtet, dem Vorstand ihre aktuelle E-Mail-Adresse mitzuteilen. Unterlässt das Mitglied das, ist der Verein nicht verpflichtet, es auf anderem Wege einzuladen.“
Wichtig | Natürlich ist auch eine Einladung über andere elektronische Medien zulässig (etwa über Messenger Dienste). Das muss die Satzung dann aber ausdrücklich regeln. Möglich wäre auch eine Ankündigung auf der Website des Vereins. Einladungen, die den Mitgliedern nicht direkt zugehen, sind aber nur für turnusmäßige Mitgliederversammlungen zulässig (deren ungefähren Termin die Mitglieder absehen können).
Bedeutung für die Vereinspraxis
Bisher waren virtuelle Mitgliederversammlungen nur mit entsprechender Satzungsregelung möglich. Das hat die Einführung von § 32 Abs. 2 BGB geändert. Vereine können nun auch ohne entsprechende Satzungsregelungen eine hybride oder rein virtuelle Mitgliederversammlung abhalten. Das bedeutet: Für Vereine, die nicht extra ihre Satzung ändern möchten, erleichtert die Gesetzesänderung zukünftig die Durchführung ihrer Versammlungen.
Neuregelung lässt Zweifelsfragen offen
Dennoch bleiben eine Reihe von Gestaltungsfragen und -optionen offen, die nur per Satzung rechtsicher geklärt werden können. Je nach individueller Situation können unterschiedliche Satzungsregelungen sinnvoll sein. Damit werden nicht nur rechtliche Unsicherheiten der Neuregelungen beseitigt, sondern zugleich sichtbare Regelungen geschaffen, auf die sich alle Mitglieder einstellen können und deren
Einhaltung gewährleistet ist.
Verankerung in Satzung bleibt angeraten
Deswegen empfiehlt sich aus Gründen der Rechtssicherheit die Durchführung einer virtuellen
Mitgliederversammlung auch künftig in der Satzung zu verankern. So kann zum einen sichergestellt werden, dass unabhängig vom Votum der Mitgliederversammlung auf Dauer virtuell getagt werden kann. Zum anderen lässt sich so ausschließen, dass Beschlüsse über die Art der Versammlung angefochten werden können und so eine rechtliche Unsicherheit entsteht.
Am 21.03.2023 ist das „Gesetz zur Ermöglichung hybrider und virtueller Mitgliederversammlungen
im Vereinsrecht“ in Kraft getreten. Damit werden virtuelle und hybride Mitgliederversammlungen
möglich, ohne dass die Satzung die Voraussetzung dafür schaffen muss. Wir stellen Ihnen die
Neuregelung und deren praktische Folgen auf den folgenden Seiten vor.
Die gesetzliche Neuregelung
Die Neuregelung besteht im Großen und Ganzen darin, dass in § 32 BGB folgender neuer Absatz 2 in § 32 BGB eingefügt wird:
§ 32 Abs. 2 BGB neu
Bei der Berufung der Versammlung kann vorgesehen werden, dass Mitglieder auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation an der Versammlung teilnehmen und andere Mitgliederrechte ausüben können (hybride Versammlung). Die Mitglieder können beschließen, dass künftige Versammlungen auch als virtuelle Versammlungen einberufen werden können, an der Mitglieder ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation teilnehmen und ihre anderen Mitgliederrechte ausüben müssen. Wird eine hybride oder virtuelle Versammlung einberufen, so muss bei der Berufung auch angegeben werden, wie die Mitglieder
ihre Rechte im Wege der elektronischen Kommunikation ausüben können.
Der Hintergrund der Neuregelung
Die Regelung lehnt sich an die ausgelaufene Sonderregelung des § 5 Abs. 2 Nr. 1 im „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (GesRuaCOVBekG)“ an. Anders als in den Gesetzesentwürfen, die der Bundesrat und die CDU/CSU-Fraktion eingebracht hatten, ist die
Neuregelung technikoffen ausgestaltet. Es ist also nicht zwingend eine Videokonferenz (Bild- und
Tonübertragung) gefordert.
Zwei Verfahren zur Durchführung
Unterschieden werden nach der Gesetzesneuregelung zwei mögliche Verfahren:
Die technische Umsetzung
Die technische Umsetzung der digitalen Mitgliederversammlungen ist in der gesetzlichen Neuregelung bewusst offen gehalten. Es kommt also jede geeignete Form der elektronischen Kommunikation in Frage.
Typischerweise wird heute die Videokonferenz – also eine Bild- und Tonübertragung – das Verfahren
der Wahl sein. In der Begründung des Gesetzesentwurfs sind aber z. B. auch Telefonkonferenz, „Chat“ und Abstimmung per E-Mail genannt. Es bleibt also dem Verein überlassen, wie er die virtuelle Versammlung technisch umsetzen will.
Die Mitglieder müssen dem Wortlaut des Gesetzesentwurfs nach auch bei Teilnahme „im Wege der elektronischen Kommunikation“ ihre Mitgliederrechte ausüben können. Das bedeutet, dass ebenso wie das Rede- und Antragsrecht auch das Stimmrecht uneingeschränkt gewährt werden muss. Dazu müssen alle Teilnehmenden sämtliche Redebeiträge uneingeschränkt verfolgen können. Es darf also keine
„Informationsasymmetrie“ zwischen den anwesenden und den virtuell teilnehmenden Mitgliedern
entstehen. Bei hybriden Versammlungen stellt das hohe Anforderungen an die Technik und die organisatorische Umsetzung.
Beschränkt wird die Auswahl der verwendeten Kommunikationstechnik auch durch den zeitlichen
Rahmen der Versammlung. Eine Mitgliederversammlung ist nach herkömmlicher rechtlicher Definition ein nach Ort und Zeit bestimmtes Zusammentreffen der Mitglieder. Zwar wird durch die gesetzliche Einführung von hybriden und virtuellen Versammlungen die örtliche Zusammenkunft aufgehoben, nicht aber die zeitliche. Eine Mitgliederversammlung muss dabei immer einen bestimmten Anfangszeitpunkt und einen begrenzten zeitlichen Umfang haben.
- Zum einen muss also klar sein, wann die Versammlung beginnt und wann sie endet (nur innerhalb dieses Zeitrahmens ist eine Beschlussfassung wirksam).
– Zum anderen darf eine Versammlung nicht unzumutbar lang sein. Es würde den Mitgliedern dann nämlich die Teilnahme erschwert und damit ein Grund zur Anfechtung der Beschlüsse gegeben werden.
Wird also z. B. eine asynchrone Kommunikationsform wie E-Mail verwendet, müssen alle so eingebrachten „Redebeiträge“ ebenso wie eine so durchgeführte Abstimmung innerhalb der begrenzten Sitzungszeit vorliegen und für alle Mitglieder lesbar sein bzw. ausgewertet werden. Wird dieser Zeitrahmen überschritten, handelt es sich bestenfalls um eine schriftliche Beschlussfassung, für die aber nach dem BGB erhöhte Anforderungen gelten (Zustimmung aller Mitglieder). Asynchrone Kommunikationstechniken
werden in der Regel also ausscheiden bzw. nur unter besonderen Bedingungen zulässig sein.
Die hybride Versammlung
Die gesetzliche Neuregelung sieht zunächst als Regelfall weiter eine Präsenzversammlung vor. Diese kann jetzt durch das „elektronische“ Zuschalten der nicht persönlich anwesenden Mitglieder ergänzt werden (hybride Versammlung).
Abgrenzung ist unklar
Nicht klar geregelt ist, wie sich hybride und rein virtuelle Versammlung abgrenzen. Da auch für eine Präsenzversammlung nur mindestens ein Mitglied anwesend sein muss, kann eine hybride Versammlung faktisch eine virtuelle sein.
Das wäre der Fall, wenn der Vorstand zur hybriden Versammlung einlädt, aber kein Mitglied außer wenigstens einem Vorstandsmitglied vor Ort teilnimmt. Der Vorstand hat aber nach der gesetzlichen
Neuregelung nicht die Möglichkeit, den Mitgliedern Vorgaben dazu zu machen, wie sie teilnehmen
sollen. Diese Entscheidung bleibt dem einzelnen Mitglied überlassen.
Beispiel
Der Vorstand teilt den Mitgliedern bei der Einladung zur Versammlung mit, dass im Versammlungssaal nur 50 Personen Platz finden. Nur wer sich rechtzeitig anmeldet, kann vor Ort teilnehmen. Alle anderen werden auf die virtuelle Teilnahme verwiesen.
Ergebnis: Ein solches Verfahren wäre ohne entsprechende Satzungsregelung unzulässig. Am Versammlungsort aus Platzgründen abgewiesene Mitglieder könnten die Beschlüsse der Versammlung
wirksam anfechten.
Einberufungsorgan entscheidet über Format
Ob eine bloße Präsenzversammlung stattfindet oder eine hybride Versammlung, entscheidet das Einberufungsorgan. Das ist im Regelfall der Vorstand. Werden im Fall eines Minderheitenbegehrens
Mitglieder zur Durchführung der Versammlung ermächtigt, haben auch sie die Option, die Versammlung hybrid durchzuführen.
Einen Anspruch auf virtuelle Teilnahme an der Versammlung haben die Mitglieder grundsätzlich nicht. Der könnte nur durch eine – mit einfacher Mehrheit beschlossene – Weisung an den Vorstand oder eine entsprechende Satzungsregelung entstehen.
Die virtuelle Versammlung
Der neue § 32 Abs. 2 S. 2 BGB schafft die Möglichkeit, dass die Mitglieder das Einberufungsorgan zur Durchführung rein virtueller Versammlungen ermächtigen können, auch wenn die Satzung virtuelle Mitgliederversammlungen nicht vorsieht. Der Gesetzgeber will mit dieser erforderlichen Beschlussfassung offensichtlich sicherstellen, dass die Mitglieder vor einer willkürlichen Entscheidung des Vorstands über das Verfahren geschützt sind. Während bei einer hybriden Versammlung jedes Mitglied selbst entscheiden kann, wie es teilnehmen will, erfordert die Einführung rein virtueller Versammlungen
einen Mehrheitsentscheid.
Vorstand muss ermächtigt werden Der Vorstand muss von den Mitgliedern ermächtigt werden. Hierfür genügt ein Beschluss der Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit. Die Ermächtigung nach § 32 Abs. 3 S. 1 BGB (neu) gilt nur für zukünftig stattfindende Versammlungen, nicht schon für die Versammlung, in der der Beschluss gefasst wird. Der Vorstand kann von der Mitgliederversammlung dabei entweder dazu ermächtigt werden, nur einzelne Versammlungen als virtuelle Versammlungen
einzuberufen. Die Mitgliederversammlung kann aber auch beschließen, alle künftigen Versammlungen
ggf. als virtuelle Versammlungen einzuberufen. Die Ermächtigung zu virtuellen Mitgliederversammlungen
kann durch Beschluss auch wieder zurückgenommen werden.
Der Gesetzesentwurf sieht nur vor, dass dem Vorstand die Erlaubnis erteilt wird, eine virtuelle Versammlung einzuberufen. Die Entscheidung über die Form der Versammlung bleibt dabei aber bei ihm. Zwar kann die Versammlung dem Vorstand auch die Weisung erteilen, die Versammlung künftig nur noch virtuell durchzuführen. Erzwingen kann sie das aber unmittelbar nicht. Dazu wäre wiederum eine
entsprechende Satzungsregelung erforderlich, nach der die Mitgliederversammlung im Regelfall virtuell durchgeführt wird.
Präsenz ist per Satzung nicht ausschließbar
Die Satzung kann aber nicht regeln, dass Präsenzversammlungen völlig ausgeschlossen sind. Für den Beschluss über eine Verschmelzung des Vereins nach Umwandlungsrecht ist nämlich eine Präsenzversammlung zwingend erforderlich. Das Registergericht wird eine solche Satzungsregelung deshalb zurückweisen.
Die Einberufung der Versammlung
Bei der Einberufung einer hybriden oder virtuellen Versammlung muss der Gesetzesneuregelung zufolge angegeben werden, wie die Mitglieder ihre Rechte ausüben können. Dadurch sollen die Mitglieder in die Lage versetzt werden, rechtzeitig vor der Versammlung zu klären, ob sie die technischen Voraussetzungen
für die Nutzung der in der Einladung angegebenen elektronischen Kommunikationsmittel erfüllen oder noch weitere Vorkehrungen treffen müssen, um teilnehmen zu können. Das entsprechende technische Verfahren muss also genau bezeichnet werden. Deshalb wird es nicht genügen, dass z. B. nur „Videokonferenz“ angegeben wird, sondern die verwendete Software muss genau benannt werden. Der Wortlaut der Gesetzesregelung legt nahe, dass zumindest annähernd beschrieben werden muss,
wie die Teilnahme nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch abläuft. Das wird für alle
Verfahren gelten, die nicht selbsterklärend sind, also z. B. die Durchführung von Abstimmungen.
Insbesondere bei hybriden Mitgliederversammlungen werden genauere Hinweise im Vorfeld
erforderlich sein, weil hier die Mitglieder die Möglichkeit haben, sich bei Bedarf für die Teilnahme
vor Ort zu entscheiden.
Ob bereits alle erforderlichen Daten (insbesondere Passwörter) schon bei der Einladung zur
Versammlung mitgeteilt werden müssen, lässt die Gesetzesregelung offen. In jedem Fall muss aber schon bei der Einladung mitgeteilt werden, wann und wie die Zugangsdaten übermittelt werden. Wird Mitgliedern wegen Versäumnisse des Vereins die Teilnahme erheblich erschwert, kann das ein Grund zur Anfechtung der Beschlüsse sein.
Vorstandssitzungen
Nach § 28 BGB gelten für die Beschlussfassung im Mehrpersonenvorstand die gleichen Regelungen wie für die Mitgliederversammlung. Die Regelungen zu virtuellen und hybriden Mitgliederversammlungen
gelten also auch für die Vorstandssitzungen – ohne dass die Satzung das ausdrücklich regeln muss. Regelmäßig lädt der Vorstandsvorsitzende zur Versammlung ein. Er hat damit auch die Entscheidungsbefugnis, die Versammlung in hybrider Form durchzuführen. Eine virtuelle Versammlung kann dagegen – für die Zukunft – lediglich mit einfacher Mehrheit der Vorstandsmitglieder eingeführt
werden.
Wie stellen Sie Ihren Verein möglichst attraktiv dar?
Natürlich auch dadurch, dass Sie ihm „ein
Gesicht geben“ und auf der Homepage oder Ihrem Social-Media-Auftritt Fotos von Mitgliedern, Aktiven
oder Ehrenamtlern veröffentlichen. Die jüngsten Tätigkeitsberichte der Bundes- und Landesdatenschutzbehörden lehren aber, dass in Vereinen immer noch viele Fehler gemacht werden, die
nicht nur Ärger mit Betroffenen, sondern auch Bußgelder einbringen können. Erfahren Sie deshalb,
worauf Sie bei der Verwendung von Fotos im Verein achten müssen.
Welche Veranstaltung bilden Sie ab?
Zunächst müssen Sie die Frage beantworten, von welchen Veranstaltungen Sie Fotos anfertigen und veröffentlichen möchten. Die Antwort finden Sie in zwei Vorschriften: Der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und im „Gesetz betreffend das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Fotographie“ (KunstUrhG). Der wesentliche Unterschied ist, dass nach der DSGVO stets eine Einwilligung
erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO), während das KunstUrhG für bestimmte Veranstaltungen
(§ 23 KunstUrhG) eine solche Einwilligung für nicht erforderlich ansieht.
Wichtig: Das Bundesinnenministerium vertritt die Auffassung, dass das KunstUrhG fotoergänzende
Regelungen enthält, die auch unter der DSGVO fortbestehen. Auch der BGH vertritt die Auffassung, dass das KunstUrhG weiter anwendbar ist (Urteil vom 07.07.2020, Az. VI ZR 250/19).
Wo Sie keine Einwilligungen benötigen: Nach § 23 Abs. 1 Nr. 3 KunstUrhG dürfen Bilder ohne Einwilligung verbreitet und zur Schau gestellt werden, wenn es sich um Bilder von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen handelt, an denen die dargestellten Personen teilgenommen haben. Das wären z. B. ein Vereinsfest oder Turnier Ihres Vereins.
PRAXISTIPP | Trotzdem sollten Sie am Eingang und auf dem Vereinsgelände gut sichtbare Hinweise anbringen, dass Fotos angefertigt werden und wie Sie diese Fotos „verwerten“. Sie zeigen damit auch, dass Sie mit dem Thema verantwortungsvoll umgehen. Dieser Hinweis könnte wie folgt lauten:
MUSTERFORMULIERUNG /
Anfertigung von Fotos
Wir werden auf der Veranstaltung Fotos anfertigen, die wir auf unserer Homepage (www.musterverein.de) und auf unseren Social Media-Profilen veröffentlichen. Sofern Sie damit nicht einverstanden sind, geben Sie dies bitte an. Weitere Hinweise finden Sie auf unserer Homepage
www.musterverein.de/datenschutzhinweise.
Idealerweise sollten Sie nur einige Personen mit dem Anfertigen der Fotos beauftragen. Diese sollten dann „ihr Motiv“ nochmals darauf hinweisen, dass die Fotos für die Homepage gemacht werden.
Wichtig | Achten Sie darauf, dass auf den Fotos keine Kinder abgebildet werden. Sollten Sie dennoch Kinder fotografieren, müssen Sie die Eltern fragen, ob diese ihre Einwilligung zur Ablichtung ihrer Kinder erteilen.
Wo Sie Einwilligungen benötigen
Gerade bei Verbänden besteht das Bedürfnis, auch von der internen Willensbildung Bilder zu machen. Da hier das KunstUrhG nicht greift, benötigen Sie eine Einwilligung. Das gilt auch für Tonaufnahmen – selbst wenn sie nicht veröffentlicht werden. Hier hat aber das Mitglied nur die Möglichkeit die Aufnahme seiner eigenen Redebeiträge zu verbieten. Es kann nicht die Aufzeichnung generell untersagen.
Stillschweigen ist keine Einwilligung
Beachten Sie, dass ein Stillschweigen, bereits angekreuzte Kästchen oder Untätigkeit keine Einwilligung darstellen (Erwägungsgrund DSGVO Nr. 32). Sie können also nicht im Vorfeld auf Fotos hinweisen und von einer Einwilligung ausgehen, wenn der Teilnehmer sich nicht äußert. Verweigert ein Mitglied die Erlaubnis, Fotos von ihm zu veröffentlichen, können Sie ihm deswegen auf keinen Fall die Teilnahme verweigern, selbst wenn Sie schon bei der Einladung darauf hinweisen. Das wäre eine Verletzung der
Mitgliederrechte. Das betroffene Mitglied könnte mit einer Anfechtung alle Versammlungsbeschlüsse
unwirksam machen. Es bleibt dann nur die Möglichkeit, bei jeder veröffentlichten Aufnahme zu prüfen, ob das Mitglied darauf zu erkennen ist.
Einwilligung proaktiv einholen
Wir empfehlen daher, dass Sie sich diese Einwilligung direkt beim Einlass zur Veranstaltung
einholen. Dazu können Sie die folgende Musterformulierung nutzen.
MUSTERFORMULIERUNG /
Einwilligungserklärung
Name: …
Vorname: …
Ich erkläre mich als Teilnehmer der XY-Versammlung
am … (Datum) einverstanden, dass
von mir bei der Veranstaltung Fotos angefertigt
und auf der Homepage (www.musterverband.de)
sowie in der Verbandszeitschrift veröffentlicht
werden. Die Veröffentlichung dient der Öffentlichkeitsarbeit
des Musterverbandes e. V.
Mir ist bewusst, dass Fotos im Internet von beliebigen
Personen abgerufen werden können.
Der Musterverband e. V. kann hier nicht verhindern,
dass die Fotos gespeichert und weiterverwendet
werden können.
Diese Einwilligung wurde von mir freiwillig abgegeben
und kann jederzeit widerrufen werden.
Der Widerruf wirkt nur für die Zukunft. Für den
Fall des Widerrufs werden die Fotos von dem
Musterverband e. V. von der Homepage entfernt,
soweit es dem Musterverband e. V. möglich ist.
Die Hinweise zu den Betroffenenrechten habe
ich zur Kenntnis genommen.
Ort: …
Datum: …
Unterschrift: …
Bei der Einwilligung müssen Sie auch die erforderlichen Hinweise nach Art. 13 DSGVO erteilen:
Das kann wie folgt aussehen.
MUSTERFORMULIERUNG /
Teile der Einwilligung nach Art. 13 DSGVO
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen: Musterverband e. V., Anschrift.
- Zweck der Verarbeitung: Die Fotos werden ausschließlich für die Öffentlichkeitsarbeit verarbeitet und sind daher i. S. v. Art. 6 Ab. 1 f) DSGVO erforderlich.
– Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der erteilten Einwilligung.
– Kategorien der Empfänger: Die Fotos werden ausschließlich auf der Homepage www.musterverband.de veröffentlicht; eine Weitergabe erfolgt nicht.
– Dauer der Verarbeitung: Die Verarbeitung erfolgt auf unbestimmte Zeit bis zum Widerruf. Nach dem Widerruf werden die Fotos gelöscht.
– Betroffenenrechte: Nach der DSGVO stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:
▪ Auskunftsanspruch, Art. 15 DSGVO
▪ Berichtigungsanspruch, Art. 16 DSGVO
▪ Löschungsanspruch und Anspruch auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 17, 18, 21 DSGVO)
▪ Anspruch auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
▪ Beschwerderecht gegenüber der zuständigen Behörde (Art. 77 DSGVO).
Wichtig | Diese Einwilligung können Sie auch für andere Vereinsveranstaltungen nutzen.
Urheberrechte beachten
Neben den Persönlichkeitsrechten der Abgebildeten müssen Sie auch die Urheberrechte des
Fotografen beachten. Die Erlaubnis, die Fotos zu veröffentlichen, muss zwar nicht schriftlich vorliegen. Trotzdem empfiehlt sich eine schriftliche Bestätigung. Es könnte sonst passieren, dass der Fotograf die vermeintliche Erlaubnis widerruft und Sie die Fotos von den Websites entfernen müssen oder Publikationen nicht mehr weiter verteilen dürfen.
Die Satzung kann Zahlungsformen für die Mitgliedsbeiträge festlegen und Zahlungen sanktionieren,
die abweichen. Ein bloßer Beschluss der Mitgliederversammlung kann das regelmäßig nicht.
FRAGE: Die Mitgliederversammlung unseres Vereins hat die künftige Zahlung der Beiträge per Lastschrifteinzug beschlossen und zugleich eine Strafgebühr von fünf Euro festgesetzt, wenn ein Mitglied nicht am SEPA-Verfahren teilnimmt oder Lastschriften widerruft. Ein Mitglied hat uns jetzt darauf hingewiesen, dass solche Gebühren nach der Rechtsprechung des EuGH unzulässig sind. Ist das zutreffend und wie sonst können wir das Zahlungsverfahren durchsetzen?
ANTWORT: In der Tat hat der EuGH (Urteil vom 02.12.2021, Rs. C-484/20) mit Verweis auf die Zahlungsdienste-Richtlinie der EU solche Gebühren ausgeschlossen. Das Problem liegt aber zunächst woanders.
Zahlungsform-Regelung per Satzung möglich: Die Zahlungsform der Beiträge kann verpflichtend nur in der Satzung geregelt werden. Ein Beschluss der Mitgliederversammlung oder eine Beitragsordnung reichen nicht. Die Satzung kann aber regeln, dass eine bestimmte Zahlungsform per Beschluss oder Beitragsordnung als verpflichtend erklärt werden kann. Unabhängig von der Frage der Strafgebühren war also schon der Beschluss der Mitgliederversammlung zum Zahlungsverfahren unwirksam, wenn keine entsprechende Satzungsregelung bestand.
Mitgliedschaftliche Regelung erforderlich Richtig ist, dass durch die Strafgebühr andere Zahlungsformen (z. B. Banküberweisung) mit einem Entgelt belegt werden. Das ist nach Art. 62 Abs. 4 der Zahlungsdienste-Richtlinie der EU im Rahmen von Verbraucherverträgen ausgeschlossen. Verpflichtungen, die per Satzung durch die Mitgliedschaft entstehen, sind aber keine Verbraucherverträge. Ebenso wie eine Beitragspflicht und ein Zahlungsverfahren kann die Satzung auch Gebühren für Verstöße gegen diese Vorgaben regeln. Es handelt sich dann um kein Entgelt für die
Nutzung einer nicht gewünschten Zahlungsform, sondern um eine Vereinsstrafe. Die ist zulässig,
wenn sie nicht willkürlich (sachlich unangemessen) oder „grob unbillig“ (deutlich zu hoch) ausfällt. Vor dem Hintergrund spricht nichts gegen eine Zusatzgebühr von fünf Euro.
PRAXISTIPP | Zusätzlich kann das Mitglied mit den Bankgebühren für die Lastschriftrückgabe
und mit eventuellen Mahnkosten belastet werden. Das muss die Satzung oder Beitragsordnung
nicht eigens regeln.
Das BMF hat die Vergütungsgrenze für „bezahlte“ Sportler angehoben und dazu den Anwendungserlass
zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 67a geändert. Der „Grenzbetrag“ liegt seit 01.01.2023 bei 520 Euro pro Monat.
Die Finanzverwaltung hat zur Vereinfachung eine pauschale Grenze festgelegt, bis zu der vereinseigene
Sportler nicht als bezahlte Sportler eingestuft werden (AEAO, Ziffer 32 zu § 67a). Diese Grenze hat sie jetzt von 450 auf 520 Euro angehoben. Es handelt sich um einen pauschalen Aufwandsersatz. Bei Zahlungen bis 520 Euro pro Monat im Schnitt (d. h. bis 6.240 Euro pro Jahr) werden die Zahlungen also ohne Einzelnachweis der wirklichen Aufwendungen als Aufwandsersatz behandelt (BMF, Schreiben vom 23.01.2023, Az. IV A 3 – S 0062/22/10006 :001). Das gilt aber nur bezüglich der Zweckbetriebsgrenze, nicht für die Behandlung bei der Lohn- oder Einkommensteuer. Pauschale Aufwandsersatzzahlungen oder
Vergütungen über 250 Euro pro Monat (Nichtaufgriffsgrenze für Amateursportler) sind immer
lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Sportler des Vereins sind nicht nur die (aktiven)
Mitglieder des Vereins, sondern alle Sportler, die für den Verein auftreten, z. B. in einer Mannschaft
des Vereins mitwirken (AEAO-Ziffer 31 zu § 67a).
Die Satzungszwecke einer gemeinnützigen Einrichtung dürfen keine nicht steuerbegünstigten
Nebentätigkeiten umfassen, auch wenn diese im Rahmen der tatsächlichen Geschäftsführung unschädlich
sind. Wird nämlich nach der Satzung neben einem begünstigten ein nicht begünstigter
Zweck verfolgt, verstößt das gegen das Gebot der Ausschließlichkeit i. S. v. § 51 Abs. 1 S. 1 und § 56
AO. Die Anerkennung der formellen Satzungsmäßigkeit ist dann insgesamt ausgeschlossen. Das
hat der BFH klargestellt (BFH, Urteil vom 18.08.2022, Az. V R 15/20).
