Tagesordnungspunkte müssen bei der Einladung zur Mitgliederversammlung „hinreichend genau“
bezeichnet werden. Wie genau kann im Einzelfall aber unklar sein.
FRAGE: In unserer Satzung haben wir als einzige Ladungsform die örtliche Tageszeitung vorgesehen. Nun möchten wir die Satzung umfassend ändern. Müssen wir die von uns geplante Satzungsänderung insgesamt in der Zeitung aufnehmen oder reicht in der Tagesordnung die Angabe „Satzungsänderung“?
ANTWORT: Es ist es umstritten, wie genau eine Satzungsänderung den Mitgliedern anzukündigen ist. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie die geplanten Satzungsänderungen möglichst genau ankündigen.
Registergericht prüft häufig die Einladung Das Problem ist, dass sich die Registergerichte bei Satzungsänderungen oder -neufassungen sehr oft die Einladung vorlegen lassen, um zu prüfen, ob die geplanten Satzungsänderungen den Mitgliedern hinreichend genau mitgeteilt wurden. Nach der Rechtsprechung soll den Vereinsmitgliedern in der Einladung mit der Ankündigung der Tagesordnung und des Beschlussgegenstandes bekanntgemacht werden, „worum es geht“ (OLG Schleswig-Holstein,
Beschluss vom 24.10.2001)
TOP „Satzungsänderung“ genügt meist nicht Mit einer allgemeinen Zeitungsanzeige und einem schmalen Hinweis auf eine „Satzungsänderung“ werden Sie diesen Anforderungen nicht gerecht. Im vereinsrechtlichen Schrifttum wird daher vertreten, dass es ausreicht, wenn Sie die konkreten Anträge auf der Vereinswebsite veröffentlichen.
PRAXISTIPP Sie können auch eine Landing-Page gestalten und auf diese mit einem QR-Code in der Zeitung verweisen. Alternativ können Sie darauf verweisen, dass Sie die Anträge in der Geschäftsstelle zur Einsichtnahme bereithalten.
Besondere Aufmerksamkeit schenkt der Betriebsprüfer dabei – typischerweise – den Themen Zweckbetrieb, Spenden und Sponsoring, Mittelverwendung und Umsatzsteuer.
Abgrenzung Zweckbetrieb und wirtschaftlicherGeschäftsbetrieb
Die Zuordnung der Tätigkeiten des Vereins zu den vier Sphären ideeller Bereich, Vermögensverwaltung,
steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb und Zweckbetrieb ist ein klassischer Prüfungsschwerpunkt. Insbesondere wenn sich ein Verein neben seiner ideellen Tätigkeit auch wirtschaftlich betätigt, schauen die Prüfer besonders genau hin. Häufiger Streitpunkt ist die Abgrenzung zwischen Zweckbetrieb und steuerpflichtigem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
Generell ist es für die Zuordnung von Tätigkeiten zum Zweckbetrieb besonders wichtig, den unmittelbaren Zusammenhang mit dem Satzungszweck anhand von Unterlagen und Belegen zu dokumentieren.
Zuordnungsfehler können schnell existenzbedrohliche Folgen haben. Die nachträgliche Belastung mit Körperschaft- und ggf. Gewerbesteuer (sofern die Summe der Einnahmen einschließlich Umsatzsteuer 45.000 Euro übersteigt) können viele Vereine finanziell oft noch verkraften. Die Erhöhung des Umsatzsteuersatzes von sieben Prozent auf 19 Prozent bricht dagegen vielen Vereinen das Genick. Sind Spendengelder in den Zweckbetrieb geflossen, kann dies bei einer nachträglichen Umqualifizierung zur zweckwidrigen Verwendung und damit zur Spendenhaftung führen.
Abgrenzung von Spenden und Sponsoring
Ein zweiter Dauerbrenner bei Betriebsprüfungen im Verein ist die Unterscheidung zwischen Spenden und Einnahmen aus Sponsoring. Denn es kann in der Praxis mitunter knifflig sein, zu entscheiden, welchem Einnahmebereich eine Zuwendung richtigerweise zuzuordnen ist.
Spenden sind freiwillige und unentgeltliche Wertabgaben in Form von Geld- oder Sachzuwendungen.
Sie unterliegen weder der Ertrag- noch der Umsatzsteuer. Die Hingabe von Nutzungen und Leistungen (z. B. die Zuwendung eigener Arbeitskraft) sind allerdings vom Spendenabzug ausgeschlossen.
Als Sponsoring wird die Gewährung von Geld oder geldwerten Vorteilen z. B. an gemeinnützige Vereine verstanden, mit der regelmäßig auch eigene unternehmensbezogene Ziele (z.B. Werbung, Imagepflege etc.) verfolgt werden. Die steuerliche Einordnung der Sponsoring-Leistung beim Verein erfolgt unabhängig davon, wie die Leistung beim Zuwendenden steuerlich einzuordnen ist. Im Zusammenhang mit dem Sponsoring erhaltene Leistungen können steuerfreie Einnahmen im ideellen Bereich, steuerfreie Einnahmen aus der Vermögensverwaltung oder Einnahmen eines steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs sein.
Satzungsmäßige Mittelverwendung
Der Verein darf seine Mittel nur für satzungsmäßige Zwecke verwenden. Und entsprechende Ausgaben müssen angemessen sein. Im Fokus stehen dabei vor allem die Vergütungen der Gremienmitglieder
(Vorstand, Geschäftsführer). Problematisch erweisen sich Zahlungen, die Gremienmitgliedern mittelbare Vorteile verschaffen. Solche Gestaltungen werden von jedem Prüfer besonders sorgfältig einer Prüfung unterzogen.
Geschäftsvorfälle und Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer ist eines der beliebtesten Prüfungsfelder. Entgegen einer weit verbreiteten Vorstellung führt die Gemeinnützigkeit nämlich nicht per se zur Umsatzsteuerbefreiung. Auch für Vereine gelten die allgemeinen Grundsätze des Umsatzsteuerrechts:
In der Praxis wird oft der Fehler gemacht, dass Leistungen dem Zweckbetrieb zugeordnet werden, obwohl sie dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen wären. Die damit möglicherweise verbundenen existenziellen Folgen wurden bereits oben dargestellt.
Wichtig
Viele Vereine beachten nicht, dass bei Kooperationen zwischen Vereinen oder der Durchführung gemeinsamer Veranstaltungen (z. B. die Ausrichtung eines gemeinsamen Turniers) eine GbR entsteht. Treten die beteiligten Vereine gemeinsam nach außen auf, wird diese Gemeinschaft regelmäßig als umsatzsteuerlicher Unternehmer anzusehen sein. Diese Außen-GbR wird zum Umsatzsteuersubjekt und
muss Steuererklärungen abgeben.
Bei größeren Vereinen mit Tochtergesellschaften kann es vorkommen, dass diese eine umsatzsteuerliche
Organschaft bilden. Der Prüfer wird ganz genau untersuchen, ob die Voraussetzungen dafür vorliegen.
Die Betriebsprüfung beginnt, wenn dem Verein die schriftliche Prüfungsanordnung zugestellt wird.
Prüfungsanordnung legt Umfang fest
Die Prüfungsanordnung bezeichnet den Adressaten. Sie legt fest,
- welche Steuerarten von der Prüfung umfasst sind (regelmäßig: Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer,
Umsatzsteuer),
- auf welche Zeiträume (Veranlagungsjahre) sich die Prüfung erstreckt und
- wann die Prüfung beginnt und wo sie stattfindet. Sind z. B. der Schatzmeister des Vereins als das für Steuern und Finanzen zuständige Vorstandsmitglied oder der Steuerberater verhindert oder liegt ein sonstiger wichtiger Grund vor, kann der Beginn der Prüfung auf Antrag des Vereins verlegt werden. Ort der Prüfung sollen die Räumlichkeiten des Vereins sein.
Verein muss Daten zur Verfügung stellen
Zentrale Bedeutung hat der Zugriff auf elektronische Daten des Vereins. Ist die Buchführung des Vereins auf Datenträger gespeichert, steht dem Betriebsprüfer ein Zugriffsrecht zu. Standardmäßig wird der Prüfer die Überlassung der Datenträger anfordern (z. B. USB-Stick, DVD), damit er sie elektronisch weiterverarbeiten kann. Für diese Weiterverarbeitung nutzt er eigene Prüf- und Analyseprogramme.
Verein sollte Ansprechpartner benennen
Zu Beginn sollte dem Prüfer ein Ansprechpartner im Verein benannt werden. Das kann auch ein Dritter sein (z. B. der Steuerberater des Vereins). Wurden mehrere Auskunftspersonen benannt, kann eine Rangfolge bestimmt werden, an wen sich der Prüfer zuerst wenden möge. In der Regel skizziert der Prüfer zu Beginn seine Vorgehensweise, erfragt vereinsinterne Abläufe und wird ggf. auch die Vereinsanlagen besichtigen. Daraus lassen sich oft Prüfungsschwerpunkte erkennen.
Wurden im Verein in der Vergangenheit – aus welchen Gründen auch immer – steuerliche Sachverhalte falsch erklärt, ist an eine Selbstanzeige zu denken, die strafbefreiend wirkt.
Wichtig zu wissen: Für die Möglichkeit, eine Selbstanzeige abzugeben, stellt die Prüfungsanordnung
eine Zäsur dar. Die Bekanntgabe der Prüfungsanordnung entfaltet Sperrwirkung.
Kurzum: Vor Beginn der Betriebsprüfung kann man keine Selbstanzeige mehr stellen. Besteht also Korrekturbedarf, muss vorsorglich gehandelt werden. Die Anordnung einer Betriebsprüfung darf nicht abgewartet werden.
Wichtig
Sperrwirkung geht nur von einer schriftlichen Prüfungsanordnung aus. Mündliche oder telefonische Ankündigungen der Prüfung führen noch keine Sperre herbei. In der Praxis kündigen Betriebsprüfer beabsichtigte Prüfungen nicht selten telefonisch an und möchten einen Termin für deren Beginn abstimmen. Dies eröffnet kurzfristig die Möglichkeit, eine Selbstanzeige in Betracht zu ziehen. Erforderlich sind sofortige Maßnahmen, da die schriftliche Prüfungsanordnung nicht lange auf sich warten lassen wird. Die Sperrwirkung gilt nur für den Prüfungszeitraum und die von der Prüfung umfassten Steuerarten. Für Zeiträume vor oder nach der angeordneten Prüfung ist eine Selbstanzeige weiterhin möglich.
Die Betriebsprüfung hat den Zweck, die richtigen Besteuerungsgrundlagen zu ermitteln. Dazu wird die Buchführung mit sämtlichen damit im Zusammenhang stehenden Verträgen und Belegen systematisch überprüft. Deckt der Betriebsprüfer Fehler auf, die den Anfangsverdacht einer Steuerhinterziehung begründen, wird regelmäßig ein Steuerstrafverfahren eingeleitet. Das passiert bei gemeinnützigen Vereinen immer öfter.
Die Betriebsprüfung ist für jeden Verein eine Herausforderung – das Finanzamt nimmt dabei nicht
nur die steuerlichen Angelegenheiten des Vereins unter die Lupe, sondern prüft auch, ob die Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit eingehalten wurden. Bei letzterem will der Prüfer vor allem
sehen, dass die tatsächliche Geschäftsführung auf die Verfolgung der Satzungszwecke gerichtet ist.
Erfahren Sie, wie sich Ihr Verein auf die Betriebsprüfung vorbereitet, wo die Prüfer Schwerpunkte
setzen und wie Sie sich vor, während und am Ende der Betriebsprüfung verhalten.
Es gibt unterschiedliche Gründe, die die Finanzverwaltung veranlassen, eine Betriebsprüfung bei einem gemeinnützigen Verein anzuordnen.
Anlässe für eine Betriebsprüfung
Denkbar sind Risikoeinschätzungen aus der vorherigen Betriebsprüfung, Erkenntnisse aus der abgegebenen Steuererklärung, Kontrollmitteilungen eines anderen Finanzamts, Erkenntnisse einer Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Sonderprüfung oder eine regionale Schwerpunktprüfung der Branche „Gemeinnützige Körperschaften“. Manchmal ist die Größe des Vereins ausschlaggebend, und in vielen Fällen trifft einen die Zufallsauswahl.
Vereine haben – wie andere Steuerpflichtige auch – weder ein Recht auf Durchführung einer Betriebsprüfung (etwa, um abschließende steuerliche Sicherheit zu haben) noch können sie verlangen,
von einer Betriebsprüfung befreit zu werden.
Das Zuwendungsempfängerregister ist seit 01.01.2024 am Start – mit Einschränkungen
Für potenzielle Spender und Fördermittelgeber ist das Zuwendungsempfängerregister eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit, sich über den Gemeinnützigkeitsstatus von Organisationen zu informieren. Es
schafft Transparenz und hilft so privaten und institutionellen Fördermittelgebern, die Organisationen zu identifizieren, bei denen sie sich engagieren möchten. Gemeinnützige Einrichtungen können den Nachweis der Steuerbegünstigung künftig auch über das Zuwendungsempfängerregister führen, soweit formal kein anderer Nachweis (Freistellungsbescheid) verlangt wird.
Seit Beginn des Monats ist das Zuwendungsempfängerregister beim Bundeszentralamt für Steuern
(BZSt) online erreichbar. Zum Start des Registers werden aber nicht sofort alle für das Register
berechtigten Organisationen angezeigt werden können, weil die Finanzämter dem BZSt die Daten zu
den Zuwendungsempfängern erst sukzessive übermitteln. Das hat aber keine Auswirkung auf den
gemeinnützigkeitsrechtlichen Status bzw. den Status der Organisation als Zuwendungsempfänger.
Wichtig: Sollten Änderungen bei den im Zuwendungsempfängerregister gespeicherten Daten erforderlich sein, müssen inländische Organisationen die Änderungen beim zuständigen Finanzamt veranlassen. In einer späteren Ausbaustufe sollen für das Register berechtigte Organisationen die Möglichkeit erhalten, Bankverbindungen zu Spendenkonten sowie Angaben zu der eigenen Homepage in das Zuwendungsempfängerregister
einzupflegen.
Anders als Wahl und Rücktritt des Vorstandes wird eine Satzungsänderung nicht sofort, sondern erst mit Eintragung ins Vereinsregister wirksam. Herrschende Rechtspraxis ist aber, dass auf Basis einer Satzungsänderung bereits Beschlüsse möglich sind. Allerdings werden diese Beschlüsse erst mit Eintra-gung ins Vereinsregister wirksam.
Ein Verein hat uns gefragt: In der Fachliteratur wird immer wieder darauf hingewiesen, dass es explizit in der Satzung verankert werden muss, wenn ein Vorstandsmitglied eine Ehrenamtspauschale bekommen soll. Was ist aber mit Ehrenamtlern – Mitglied oder kein Mitglied–, die nicht Vorstandsmitglieder sind und über die Ehrenamtspauschale vergütet werden sollen? Muss das dann auch grundlegend in der Satzung verankert sein?
Nein. Nur Vergütungen für die Vorstandstätigkeit erfordern wegen der Einschränkung des § 27 Abs. 3 BGB eine Satzungserlaubnis. Bei allen anderen ist nur darauf zu achten, dass die Satzung Vergütungen nicht verbietet – etwa in Form einer Ehrenamtlichkeitsklausel. Einer vertraglichen Vereinbarung zwischen Ehrenamtler und Verein bedarf es aber schon.
Wer in einem Vorstand tätig sein darf, richtet sich nach den Bestimmungen über die Geschäftsfähigkeit im BGB.
Ab dem vollendeten siebenten Lebensjahr ist ein Mensch beschränkt geschäftsfähig. Stimmen die gesetzlichen Vertreter zu, so kann ab diesem Alter auch eine Vorstandstätigkeit ausgeübt werden.
