Grundsätzlich steht in der Satzung wie dies von statten zu gehen hat. Seit Corona gibt es aber einen neuen § 32 Abs. 2 BGB in dem steht: Bei der Berufung der Versammlung kann vorgesehen werden, dass Mitglieder auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation an der Versammlung teilnehmen und andere Mitgliederrechte ausüben können (hybride Versammlung).
Die Mitglieder können beschließen, dass künftige Versammlungen auch als virtuelle Versammlungen einberufen werden können, an der Mitglieder ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation teilnehmen und ihre anderen Mitgliederrechte ausüben müssen.
Wenn in der Satzung steht, dass das Protokoll vom 1. Vorsitzenden, 2. Vorsitzenden und Schriftführer zu unterschreiben ist, müssen nach Neuwahlen alle unterschreiben. Die vorherigen und die neuen Amtsinhaber!
Das Protokoll muss den Satzungsregelungen entsprechen. Es ist ratsam diese Formulierungen in der Satzung so flexibel wie möglich zu gestalten. Nach dem Gesetz ist die Beurkundung eines Versammlungsbeschlusses keine Voraussetzung für dessen Wirksamkeit. Der Zweck der Beurkundung ist lediglich ein Beweismittel für die Beschlussfassung zu erhalten. Zur Gültigkeit der Niederschrift ist eine Genehmigung durch dieselbe oder eine spätere Mitgliederversammlung nicht erforderlich.
Per Mail haben sie automatisch einen technischen Nachweis. Wenn sie den Postversand wählen, sollten sie die Einladungen von einer – dem Vorstand nicht angehörenden – Person kuvertieren und selbst zur Post zu bringen lassen und in einem Aktenvermerk bestätigen. Im Streitfall kann er auch als Zeuge fungieren.
FAKT: Bei Einladungen durch „ortsübliche Bekanntmachung oder Aushang“. Hier muss immer klar bezeichnet werden, wo diese Bekanntmachung oder der Aushang zu sehen ist. Das gleiche gilt bei einer Veröffentlichung über Homepage
Das Gesetz verlangt keine Einladungsfrist! Um eine klare Regelung zu haben, empfiehlt es sich aber, eine Frist in der die Einladung versandt und eingegangen sein muss, festzulegen.
Wenn nicht anders festgehalten, muss die Einladung rechtzeitig vor Ablauf der Frist eingegangen sein.
Besser ist, wenn die Satzung folgenden Satz beinhaltet: Die Einladung gilt als fristgerecht erfolgt und zugegangen, wenn sie am 15. Tag vor der Versammlung an die letzten von dem Mitglied, dem Verein mitgeteilten Kontaktdaten verschickt worden ist. Damit ist ganz klar geregelt, dass die Versammlung fristgerecht eingeladen ist, wenn der Absende Zeitpunkt eingehalten wurde. Somit ist es völlig unkritisch, sollte die Einladung später oder gar nicht ankommen.
Die Formen der Berufung der Mitgliederversammlung kann die Vereinssatzung grundsätzlich frei wählen, solange sichergestellt ist, dass jedes teilnahmeberechtigte Vereinsmitglied Kenntnis von der Anberaumung der Mitgliederversammlung erlangen kann! Grundsätzlich ist jede Form der Einladung möglich. Die Form, die in der Satzung steht, muss aber unbedingt eingehalten werden, sonst sind alle Beschlüsse ungültig.
FAKT: Wählen Sie die Formulierung „in der Textform“ in der Satzung. Dies bedeutet, dass jegliche Art der Textform richtig ist. Ob sie per E-Mail, per Post oder sogar Whats App einladen. Somit kann man die Mitglieder individuell einladen.
Nach § 36 BGB muss die Mitgliederversammlung nach einem immer wiederkehrenden, in der Vereinssatzung festgelegten Zeitraum, sowie dann zu berufen ist, wenn das Interesse des Vereins es erfordert!
FAKT: Wenn 10 % bis max. 49% der Mitglieder eine Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung fordern und dies schriftlich einreichen, muss eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen werden. Im Gesetz steht außerdem, dass dieser Antrag in der gesetzlichen Schriftform und mit Angabe des Zwecks und der Gründe gestellt werden. Minderjährige Mitglieder dürfen einen Antrag nur mit der Unterschrift der/des Erziehungsberechtigten beantragen.
AUSSNAHME: Dies kann in der Satzung auch anders geregelt werden.
Auch das legt jeder Verein selbst fest. Empfehlenswert ist der Zusatz, dass der Vorstand für X Jahre gewählt wird. Nach Ablauf dieser Amtszeit aber so lange im Amt bleibt, bis eine neue Mitgliederversammlung mit Vorstandswahlen stattfindet.
Jede Vereins-Satzung regelt selbst die Anzahl der Vorstandsmitglieder, deren Amtsbezeichnung und Amtszeit etc. Im Gesetz gibt es keine konkreten Bezeichnungen für Vorstandsmitglieder. Diese Bezeichnung steht jedem Verein frei.
Es gibt lediglich die Vorgabe, dass der Verein ein Vorstandsmitglied haben muss. Ansonsten ist jeder Verein völlig frei in seiner Aufstellung.
