Darf eine Übungsleiterin / ein Übungsleiter unter 18 Jahren eine Jugend- bzw. Kindergruppe leiten oder trainieren? Muss eine Aufsichtsperson über 18 Jahren anwesend sein?

Grundsätzlich gibt es haftungsrechtlich keine Altersgrenze, die ein vom Verein eingesetzte/r Übungsleiter/in überschritten haben muss. Vielmehr ist der Verein gegenüber seinen Mitgliedern bzw. Teilnehmern am Sportangebot verpflichtet, generell nur solche Personen einzusetzen, die für die konkrete Übungsleitertätigkeit geeignet sind. Das setzt auch nicht zwingend eine Übungsleiterausbildung voraus. Allerdings ist die Ableistung einer anerkannten Übungsleiterausbildung ein Indiz dafür, dass die Person über die entsprechenden Kenntnisse und Fähigkeiten für eine ordnungsgemäße Durchführung des Sportangebotes verfügt.

Damit ist es also eine Einzelfallfrage, ob der/die einzusetzende Übungsleiter/in tatsächlich für die Aufgabe geeignet ist. Dabei spielt zwar natürlich auch deren Alter eine Rolle, ist aber nicht das ausschlaggebende Kriterium. Sofern bei Ihrem Verein Zweifel an der Kompetenz des Jugendlichen als Übungsleiter bestehen sollten, sollten Sie auf den Einsatz lieber verzichten.

Sollte bei dem Einsatz des/der jungen Übungsleiter/in tatsächlich ein Mitglied zu Schaden kommen, so ist dies grundsätzlich nach Ziffer III.2.5.1 der ARAG-Sportversicherung bis zu einem Wert von 3.000.000,00 € versichert.

Bitte beachten Sie jedoch beim Abschluss des Übungsleitervertrages, dass der/die minderjährige Übungsleiter/in nur mit Zustimmung beider Eltern den Vertrag wirksam mit Ihnen schließen kann.

Wann darf einem Vorstandsmitglied oder anderen im Verein tätigen Personen eine Vergütung (z.B. im Rahmen der Ehrenamtspauschale) gezahlt werden?

Grundsätzlich ist eine ausdrückliche Regelung in einer Vereinssatzung, wonach an die für den Verein tätigen Personen eine Vergütung gezahlt werden darf, nicht erforderlich. Auch ohne eine ausdrückliche Satzungsregelung dürfen an für den Verein tätige Personen (angemessene) Vergütungen gezahlt oder (angemessene) Geschenke gemacht werden.

Eine Ausnahme gilt allerdings für den Vorstand des Vereins! Nach der Rechtsprechung des BGH darf an die Mitglieder des Vereinsvorstands von dem Verein nur dann eine Vergütung für die von den Vorstandsmitgliedern für die Vorstandsarbeit aufgebrachte Arbeitszeit oder Arbeitskraft gezahlt werden, wenn die Satzung diese Möglichkeit ausdrücklich vorsieht (BGH, Beschl. v. 03.12.2007, Az. II ZR 22/07; Urt. v. 14.12.1987, Az. II ZR 53/87). Vergütung in diesem Sinne sind insbesondere auch sämtliche Pauschalen, die nicht tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Aufwand abdecken (BGH, Urt. v. 14.12.1987, Az. II ZR 53/87). Seit dem 01.01.2015 ist dies sogar in § 27 Abs. 3 S. 2 BGB ausdrücklich gesetzlich geregelt.

Allerdings hat der Vorstand auch ohne ausdrückliche Satzungsregelung einen gesetzlichen Anspruch auf Ersatz der tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Aufwendungen, die ihm im Rahmen seiner Tätigkeit für den Verein entstehen. Nach § 27 Abs. 3 BGB finden nämlich auf die Geschäftsführung des Vorstands die für den Auftrag geltenden Vorschriften Anwendung. In § 670 BGB ist ein Anspruch auf Ersatz der Aufwendungen festgelegt.

Eine die möglicherweise nach § 3 Nr. 26a Einkommenssteuergesetz (EStG) steuerfreie Vergütung des Vorstands zulassende Regelung könnte zum Beispiel wie folgt lauten:

„Bei Bedarf können Vereinsämter, dies gilt insbesondere auch für Vorstandsämter, im Rahmen der wirtschaftlichen Möglichkeiten des Vereins gegen Zahlung einer Aufwandsentschädigung nach § 3 Nr. 26a EStG ausgeübt werden. Die Entscheidung über eine solche entgeltliche Vereinstätigkeit trifft [zuständiges Organ benennen]. Gleiches gilt für die Vertragsinhalte und die Vertragsbeendigung.“

Muss der Verein mit seinen Übungsleitern, wenn diese ehrenamtlich im Rahmen der Übungsleiterpauschale tätig sind, einen Vertrag schließen?

Rechtlich erforderlich für die Inanspruchnahme des Übungsleiterfreibetrages ist eine schriftliche Vereinbarung über das Beschäftigungsverhältnis mit dem Verein nicht. Eine mündliche Absprache genügt. Es empfiehlt sich aber generell, nicht nur aus steuerlichen Gründen, sondern auch aus Beweisgründen, mit den Übungsleitern schriftliche Verträge zu schließen.

Müssen Trainer bzw. Übungsleiter im Verein zwingend über eine Lizenz verfügen?

Das Gesetz hat keine Regelung, die dies verlangen würde. Auch führt das Nichtvorliegen einer solchen Trainerlizenz nicht automatisch zu einer strengeren Haftung. Auch für das Eingreifen der ARAG Sportversicherung des LSVS ist dies kein Kriterium. Allerdings kann sich aus anderen Regelungen, insbesondere gesondert getroffenen Vereinbarungen, etwas anderes ergeben. Ein Beispiel: Der Betreiber des Schwimmbades verlangt im Rahmen der Überlassung des Schwimmbades an einen Schwimmverein, dass der anwesende Betreuer/Übungsleiter des Vereins das DLRG-Silber-Leistungsabzeichen haben muss.

Unser Verein möchte Vorstandsmitgliedern ggf. eine Ehrenamtspauschale zahlen – muss dies in der Satzung geregelt werden?

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs (BGH) darf an die Mitglieder des Vereinsvorstands von dem Verein nur dann eine Vergütung für die von den Vorstandsmitgliedern für die Vorstandsarbeit aufgebrachte Arbeitszeit oder Arbeitskraft gezahlt werden, wenn die Satzung diese Möglichkeit ausdrücklich vorsieht (BGH, Beschl. v. 03.12.2007, Az. II ZR 22/07). Vergütung in diesem Sinne sind insbesondere auch sämtliche Pauschalen, die nicht tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Aufwand abdecken (BGH, Urt. v. 14.12.1987, Az. II ZR 53/87). Seit dem 01.01.2015 ist dies sogar in § 27 Abs. 3 Satz 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ausdrücklich gesetzlich geregelt. Es heißt dort: „Die Mitglieder des Vorstands sind unentgeltlich tätig.“. Allerdings lässt § 40 BGB ausdrücklich zu, dass ein Verein dies in seiner Satzung anders regelt.

Folgerichtig bestimmt die Finanzverwaltung in dem Anwendungserlass zu § 55 Abs. 1 Nr. 3 AO (AEAO), dass von Vereinen an Vorstandsmitglieder gezahlte Tätigkeitsvergütungen nur dann gemeinnützigkeitsrechtlich unschädlich sind, wenn eine entsprechende Satzungsregelung besteht. Fehlt eine solche Satzungsregelung, ist bei Auszahlung von Vergütung an den Vorstand die steuerrechtliche Förderungswürdigkeit gefährdet.

Formulierungsbeispiel: „Bei Bedarf können Vereinsämter, insbesondere auch Vorstandsämter, im Rahmen der wirtschaftlichen Möglichkeiten des Vereins gegen Zahlung einer Aufwandsentschädigung bis zu der in § 3 Nr. 26 a EStG bestimmten Höhe ausgeübt werden. Über die jeweilige konkrete Höhe entscheidet xxx per Beschluss.“

Zu beachten ist, dass ohne eine konkrete Nennung eines anderen Beschlussorgans die Mitgliederversammlung darüber beschließt, wer etwas in welcher Höhe erhalten soll. Sofern ein anderes Organ des Vereins dies beschließen können soll, muss dieses Entscheidungsrecht ausdrücklich in die Satzung aufgenommen werden.

Außerdem hat der Vorstand auch ohne ausdrückliche Satzungsregelung einen gesetzlichen Anspruch auf Ersatz der tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Aufwendungen, die ihm im Rahmen seiner Tätigkeit für den Verein entstehen. Nach § 27 Abs. 3 BGB finden nämlich auf die Geschäftsführung des Vorstands die für den Auftrag geltenden Vorschriften Anwendung. In § 670 BGB ist ein Anspruch auf Ersatz der Aufwendungen festgelegt. Dieser Aufwendungsersatz ist gesetzlich gewährleistet, braucht also eigentlich keine Erlaubnis durch Satzung oder Mitgliederversammlung. Jedoch ist nach einer Entscheidung des Finanzgerichts Berlin-Brandenburg (Urt. v. 04.03.2014, Az. 6 K 9244/11) wegen des eindeutigen Wortlauts des § 10b Abs. 3 Satz 5 Einkommenssteuergesetz (EStG) dann eine Satzungsgrundlage erforderlich, wenn dem Vorstand für den Verzicht auf den Ersatz der ihm entstandenen Auslagen von dem Verein eine Zuwendungsbestätigung („Spendenquittung“) ausgestellt werden soll. Gegebenenfalls sollte dies deshalb ebenfalls in der Satzung geregelt sein.

Was ist die Übungsleiterpauschale und warum braucht der Verein hierzu jedes Jahr eine Bestätigung von seinen Übungsleitern?

Bei der „Übungsleiterpauschale“ handelt es sich nicht um ein besonderes Entgelt für einen Übungsleiter, sondern nur um eine Regelung im Einkommenssteuergesetz (EStG), wonach unter bestimmten Voraussetzungen eine gezahlte Vergütung beim Empfänger steuerfrei sein kann. Nach der entsprechenden gesetzlichen Regelung (§ 3 Nr. 26 EStG) sind Einnahmen aus nebenberuflichen Tätigkeiten als Übungsleiter oder einer vergleichbaren nebenberuflichen Tätigkeit bis zu dem Betrag von 2.400,00 € pro Jahr (200,00 € pro Monat) steuerbefreit, wenn die Vergütung von einem als gemeinnützig anerkannten Verein für diese Tätigkeit gezahlt wird. Mit Vergütung gemeint ist eine Entlohnung der von dem Übungsleiter aufgebrachten Arbeitskraft und Arbeitszeit.

Da es sich um einen Steuerfreibetrag beim Empfänger handelt, kann dieser den Betrag auch nur einmal in Anspruch nehmen. Hat der Übungsleiter also mehrere Übungsleitertätigkeiten bei verschiedenen gemeinnützigen Vereinen, werden alle Vergütungen zusammengerechnet. Deshalb darf ein Verein nicht ohne weiteres davon ausgehen, dass er an jeden Übungsleiter bis zu 2.400,00 € im Jahr steuerfrei auszahlen kann. Das muss er mit jedem Übungsleiter jedes Jahr neu klären und sich vom Übungsleiter schriftlich bestätigen lassen. Denn nach den Lohnsteuerrichtlinien ist dies zwingende Voraussetzung dafür, dass der Verein auf die Steuerfreiheit vertrauen und die Vergütung steuerfrei behandeln darf. Ohne die Erklärung muss der Verein Lohnsteuer einbehalten und abführen, gegebenenfalls auch Sozialversicherungsbeiträge.

Kann einem Übungsleiter neben der Übungsleiterpauschale zusätzlich ein Auslagenersatz gezahlt werden?

Ein Ersatz der dem Übungsleiter in Ausübung der Tätigkeit für den Verein tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Auslagen ist oft aufgrund anderer steuerrechtlicher Regelungen steuerfrei. Deshalb können Auslagen oft neben der gegebenenfalls nach § 3 Nr. 26 EStG steuerfreien Vergütung („Übungsleiterpauschale“) ebenfalls steuerfrei ersetzt werden. Es kommt hier auf den Einzelfall an und kann nicht allgemein beantwortet werden.

Werden allerdings die Auslagen pauschal im Rahmen einer Aufwandsentschädigung ersetzt, so ist der Gesamtbetrag meist als Vergütung einzuordnen und muss dann in den nach § 3 Nr. 26 EStG steuerfreien Betrag von 2.400,00 € mit eingerechnet werden.

Ist einem Übungsleiter im Verein der Mindestlohn zu zahlen? Muss dafür ein Arbeitsvertrag abgeschlossen werden oder gilt es ab dem Beschluss, dass eine Person für seine Tätigkeit bezahlt werden soll?

Der Mindestlohn von derzeit 8,84 € pro Zeitstunde (Arbeitnehmerbrutto) steht jedem Arbeitnehmer zu (§ 1 Mindestlohngesetz – MiLoG). Daraus folgt, dass auch einem Übungsleiter der Mindestlohn zusteht, wenn er als Arbeitnehmer einzustufen ist. Ist der Übungsleiter selbständig tätig oder nur ehrenamtlich, dann findet das MiLoG keine Anwendung.

Nach § 611a Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ist ein Übungsleiter ein Arbeitnehmer, wenn er durch den von dem Verein mit ihm geschlossenen Vertrag zur Leistung weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet wird. Das Weisungsrecht kann Inhalt, Durchführung, Zeit und Ort der Tätigkeit betreffen. Weisungsgebunden ist, wer nicht im Wesentlichen frei seine Tätigkeit gestalten und seine Arbeitszeit bestimmen kann. Der Grad der persönlichen Abhängigkeit hängt dabei auch von der Eigenart der jeweiligen Tätigkeit ab. Für die Feststellung, ob ein Arbeitsvertrag vorliegt, ist eine Gesamtbetrachtung aller Umstände vorzunehmen. Zeigt die tatsächliche Durchführung des Vertragsverhältnisses, dass es sich um ein Arbeitsverhältnis handelt, kommt es auf die Bezeichnung im Vertrag nicht an.

Damit kann tatsächlich nur im Einzelfall entschieden werden, ob der Übungsleiter als Arbeitnehmer einzustufen ist, und ihm damit ein Mindestlohn von 8,84 € zusteht oder nicht.

Eine weitere Ausnahme gibt es noch für minderjährige Übungsleiter: Nach § 22 Abs. 2 MiLoG findet das MiLoG keine Anwendung auf Personen, welche das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, wenn diese keine abgeschlossene Berufsausbildung haben.