Die Einladungsfrist muss entsprechend der Themen angemessen sein. Auch hier kommt es in der Regel darauf an, wie es in der Satzung steht.
Beschlüsse dürfen nur dann gefasst werden, wenn sie in der Einladung anhand der Tagesordnung bekannt gemacht werden.
Der Vorstand kann auch Personen bevollmächtigen Verträge abzuschließen. Er kann den Rahmen der Vollmacht beschränken. Wenn sich diese Abschlüsse in dem vorgegebenen Rahmen bewegen, sind sie gültig!
Nach § 32 Abs. 1 S. 3 BGB entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen über einen Beschluss. Hier gilt der Grundsatz, jedes Mitglied hat eine Stimme! In der Satzung können aber auch andere Dinge geregelt werden, z.B.: Nur die Mitglieder, die nicht mit der Beitragszahlung in Verzug sind dürfen abstimmen.
Hierzu gibt es keine feste Frist oder gesetzlichen Regelungen. Die Rechtsprechung hat in solchen Fällen bereits unterschiedliche Urteile gefällt. Um sicher zu gehen kann man auch dies in der Satzung festschreiben. Zulässig ist eine Frist von bis zu 8 Wochen nach der Beschlussfassung, um beim staatlichen Gericht Widerspruch einzulegen.
Grundsätzlich steht in der Satzung wie dies von statten zu gehen hat. Seit Corona gibt es aber einen neuen § 32 Abs. 2 BGB in dem steht: Bei der Berufung der Versammlung kann vorgesehen werden, dass Mitglieder auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation an der Versammlung teilnehmen und andere Mitgliederrechte ausüben können (hybride Versammlung).
Die Mitglieder können beschließen, dass künftige Versammlungen auch als virtuelle Versammlungen einberufen werden können, an der Mitglieder ohne Anwesenheit am Versammlungsort im Wege der elektronischen Kommunikation teilnehmen und ihre anderen Mitgliederrechte ausüben müssen.
Das Protokoll muss den Satzungsregelungen entsprechen. Es ist ratsam diese Formulierungen in der Satzung so flexibel wie möglich zu gestalten. Nach dem Gesetz ist die Beurkundung eines Versammlungsbeschlusses keine Voraussetzung für dessen Wirksamkeit. Der Zweck der Beurkundung ist lediglich ein Beweismittel für die Beschlussfassung zu erhalten. Zur Gültigkeit der Niederschrift ist eine Genehmigung durch dieselbe oder eine spätere Mitgliederversammlung nicht erforderlich.
Per Mail haben sie automatisch einen technischen Nachweis. Wenn sie den Postversand wählen, sollten sie die Einladungen von einer – dem Vorstand nicht angehörenden – Person kuvertieren und selbst zur Post zu bringen lassen und in einem Aktenvermerk bestätigen. Im Streitfall kann er auch als Zeuge fungieren.
FAKT: Bei Einladungen durch „ortsübliche Bekanntmachung oder Aushang“. Hier muss immer klar bezeichnet werden, wo diese Bekanntmachung oder der Aushang zu sehen ist. Das gleiche gilt bei einer Veröffentlichung über Homepage
Das Gesetz verlangt keine Einladungsfrist! Um eine klare Regelung zu haben, empfiehlt es sich aber, eine Frist in der die Einladung versandt und eingegangen sein muss, festzulegen.
Wenn nicht anders festgehalten, muss die Einladung rechtzeitig vor Ablauf der Frist eingegangen sein.
Besser ist, wenn die Satzung folgenden Satz beinhaltet: Die Einladung gilt als fristgerecht erfolgt und zugegangen, wenn sie am 15. Tag vor der Versammlung an die letzten von dem Mitglied, dem Verein mitgeteilten Kontaktdaten verschickt worden ist. Damit ist ganz klar geregelt, dass die Versammlung fristgerecht eingeladen ist, wenn der Absende Zeitpunkt eingehalten wurde. Somit ist es völlig unkritisch, sollte die Einladung später oder gar nicht ankommen.
Die Formen der Berufung der Mitgliederversammlung kann die Vereinssatzung grundsätzlich frei wählen, solange sichergestellt ist, dass jedes teilnahmeberechtigte Vereinsmitglied Kenntnis von der Anberaumung der Mitgliederversammlung erlangen kann! Grundsätzlich ist jede Form der Einladung möglich. Die Form, die in der Satzung steht, muss aber unbedingt eingehalten werden, sonst sind alle Beschlüsse ungültig.
FAKT: Wählen Sie die Formulierung „in der Textform“ in der Satzung. Dies bedeutet, dass jegliche Art der Textform richtig ist. Ob sie per E-Mail, per Post oder sogar Whats App einladen. Somit kann man die Mitglieder individuell einladen.
