Ist es möglich, durch eine Satzungsregelung Abteilungen eines Vereins finanziell bzw. steuerrechtlich vom Hauptverein abzugrenzen – insbesondere hinsichtlich der Haftung des Hauptvorstands für die finanziellen Fehler von Abteilungsvorständen?

Nach § 51 Satz 3 Abgabenordnung (AO) gelten funktionale Untergliederungen (also Abteilungen) von Vereinen selbst nicht als selbständige Steuersubjekte. Grund dafür ist, dass verhindert werden soll, dass Vereine ihre Abteilungen verselbständigen, um zum Beispiel die Besteuerungsfreigrenze von 35.000 € gemäß § 64 Abs. 3 AO, die Zweckbetriebsgrenze „Sport“ von 45.000 € (bis zum Veranlagungszeitraum 2012: 35.000 €) gemäß § 67a Abs. 1 AO oder die übrigen in den Einzelsteuergesetzen gewährten Freigrenzen und Freibeträge, insbesondere die Grenze von 17.500 € (Kleinunternehmer-Regelung des § 19 Umsatzsteuergesetz) mehrfach in Anspruch zu nehmen. Auch dann, wenn die Abteilungen (zum Beispiel Fußball-, Handball-, Tennis-, Turnabteilungen usw.) eine gewisse Selbständigkeit besitzen, sind sie nicht als selbständige Steuersubjekte zu behandeln. Steuersubjekt ist der Hauptverein. Alle Aktivitäten, die in den einzelnen Abteilungen stattfinden, sind steuerrechtlich als solche des Hauptvereins anzusehen.

Für die steuerlichen Belange müssen daher die einzelnen Abteilungen alle Einnahmen und Ausgaben, die von ihnen erwirtschaftet bzw. getätigt worden sind, dem Hauptverein melden. Der Hauptverein hat dieses Zahlenmaterial in sein Rechenwerk zu übernehmen und muss die steuerlichen Konsequenzen aus den einzelnen Aktivitäten ableiten (zum Beispiel Umsatz- und Vorsteuerbeträge ermitteln, ertragsteuerliche Ergebnisse feststellen). Die Abteilungen müssen alle Einnahmen und Ausgaben und nicht die saldierten Ergebnisse (= Gewinne oder Verluste) dem Hauptverein melden. In dem Rechenwerk des Hauptvereins sind diese Einnahmen und Ausgaben dem jeweiligen Tätigkeitsbereich zuzuordnen.

Zu empfehlen ist allerdings eine Satzungsregelung, wonach die Abteilungsvorstände verpflichtet sind, die Einnahmen und Ausgaben der Abteilung zum Ende des Veranlagungsjahres dem Vorstand des Hauptvereins vollständig und unter Vorlage der entsprechenden Belege zu melden und darüber hinaus schriftlich zu erklären, dass die Angaben und Unterlagen vollständig sind.

Formulierungsbeispiel: Die jeweilige Abteilung hat unter Beachtung der steuerlichen Grundsätze jeweils zum Ende eines Kalenderjahres die Einnahmen/Ausgaben dem Vorstand des Vereins mit den entsprechenden Belegen vorzulegen. Zudem muss der Abteilungsleiter eine Erklärung unterzeichnen, in der er die Vollständigkeit der vorgenannten Daten und Unterlagen versichert.

Dadurch wird -zumindest solange der Vorstand des Hauptvereins keine Hinweise auf Verstöße des Abteilungsvorstands gegen diese Satzungspflichten hat- die persönliche Haftung des Vorstands des Hauptvereins für diesen Bereich grundsätzlich ausgeschlossen. Es bleibt aber bei der steuerrechtlichen Verantwortlichkeit des Hauptvereins, auch für die Abteilungen.

Die Abteilungen können tatsächlich nur dann selbständige Rechtssubjekte werden, indem diese satzungstechnisch von dem Hauptverein völlig gelöst werden und sich deren Verbindung zum Hauptverein dann eigentlich auf die Mitgliedschaft der Abteilung im Hauptverein beschränkt. Insbesondere müssen die Leitung der Abteilungen und deren Finanzen völlig unabhängig von denen des Hauptvereins sein. Das käme aber einer „Zerstückelung“ des Hauptvereins gleich, weil die Abteilungen dann auch erleichtert aus dem Hauptverein austreten könnten.

Müssen nicht besetzte Vorstandsämter aus der Satzung gestrichen werden?

Sollten einzelne Vorstandsämter nicht besetzt werden können, brauchen diese aus rechtlicher Sicht nicht aus der Satzung gestrichen zu werden. Sollte allerdings der Verein wegen (einzelner) fehlender Vorstandsmitglieder nicht mehr nach § 26 BGB vertreten sein, empfiehlt es sich über eine Anpassung der Vereinssatzung an diese Situation nachzudenken.

Muss in der Satzung geregelt werden, wer Zugriff auf Daten der Mitgliederdatenbank erhalten darf? Muss dies an bestimmte Vorstandsämter gebunden sein?

Es ist derzeit rechtlich nicht erforderlich, dass in der Satzung geregelt wird, wer Zugriff auf welche Daten des Vereins hat. Aber es kann gemacht werden. Flexibler wäre der Verein, wenn er entsprechende Regelungen nicht direkt in der Satzung sondern der Datenschutz im Verein in einer Vereinsordnung geregelt wird. Sofern die Satzung nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt, wäre dann für den Erlass der Vereinsordnung und deren Änderungen die Mitgliederversammlung zuständig. Es für die Verabschiedung oder nachfolgende Änderung die einfache Mehrheit genügen und es wäre auch -im Gegensatz zu Satzungsänderungen (§ 71 Abs. 1 Satz 1 BGB)- keine Eintragung in das Vereinsregister erforderlich, damit die Vereinsordnung bzw. deren Änderungen wirksam werden.

Gibt es keine ausdrücklichen Regelungen zum Datenschutz in der Satzung oder einer wirksamen Vereinsordnung, dann ist nach § 28 Abs. 1 Nr. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) trotzdem das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung als Mittel für die Erfüllung der Geschäftszwecke des Vereins zulässig, wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Mitgliedschaftsverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist. Es müsste also in jedem Einzelfall geprüft werden, wer im Vorstand welche Daten für die vorgenannten Zwecke tatsächlich braucht.

Sofern ein Verein sich für eine Datenschutzregelung entscheidet (egal ob in der Satzung oder einer Vereinsordnung), darf diese in der Regel nur dann inhaltlich über die Regelungen des § 28 Abs. 1 BDSG hinausgehen, wenn zusätzlich jedes Mitglied in die entsprechende Erhebung, Verarbeitung, Nutzung oder Verwendung ausdrücklich und schriftlich eingewilligt hat.

Muss bei jeder Änderung des Vorstandes eine geänderte Satzung beim zuständigen Amtsgericht eingereicht werden?

Nach § 67 BGB ist jede Änderung im nach § 26 BGB vertretungsberechtigten Vorstand des Vereins vom Vorstand zur Eintragung in das Vereinsregister anzumelden. Die Anmeldung muss von dem Vorstand in öffentlicher Form beglaubigt sein (in der Regel durch den Notar). Außerdem muss die Kopie einer Urkunde vorgelegt werden, aus der sich die Änderung ergibt.

Bei der Änderung durch Neuwahl eines vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieds ist dies in der Regel das Protokoll der Versammlung, in der die Wahl stattgefunden und die gewählte Person die Annahme des Amtes erklärt hat. Bei der Änderung durch Rücktritt im vertretungsberechtigten Vorstand erfolgt in der Regel durch die Vorlage des Rücktrittschreibens des Vorstandsmitglieds.

Da in der Vereinssatzung in der Regel die einzelnen Amtsinhaber der Vorstandsämter nicht namentlich aufgeführt sind, muss nach eine Änderung im Vorstand normalerweise keine Satzungsänderung mitsamt Eintragung der Änderung im Vereinsregister erfolgen.

Bei Wiederwahl aller Mitglieder des vertretungsberechtigten Vorstands, gibt es keine Änderungen, welche in das Vereinsregister eingetragen werden müssten. Dann sind auch keine Änderungen anzumelden.

Auch bei Änderungen oder Neuwahlen im Vorstand der nicht zum vertretungsberechtigten Vorstand nach § 26 BGB gehört, muss dies nicht beim Amtsgericht angezeigt werden.

Muss die Vereinssatzung nach einer Änderung beim Vereinsregister angemeldet werden? Wann ist die Satzungsänderung gültig?

Nach der Beschlussfassung der Satzungsänderung durch das zuständige Vereinsorgan muss der vertretungsberechtigte Vorstand im Sinne des § 26 BGB in vertretungsberechtigter Zahl die Änderungen zur Eintragung beim Vereinsregister anmelden (§ 71 Abs. 1 Satz 2 BGB). Denn erst mit der Eintragung in das Vereinsregister wird die Satzungsänderung wirksam (§ 71 Abs. 1 Satz 1 BGB).

Die Unterschriften des Vorstands unter der Anmeldung, nicht das Protokoll der Versammlung oder die Unterschriften darunter, müssen öffentlich beglaubigt werden (§ 77 BGB). Das erfolgt in der Regel durch einen Notar, der damit (nur) die Echtheit der Unterschriften bestätigt.

Die Anmeldung ist das Schreiben, mit dem dem Gericht die Änderungen zur Eintragung in das Vereinsregister angezeigt werden. Das Protokoll ist der Anmeldung lediglich in Kopie als Anlage beizufügen. Außerdem ist der Anmeldung neben dem Protokoll der Mitgliederversammlung auch eine konsolidierte Fassung der Satzung beizufügen, also ein vollständiger Text der Satzung in der neuen Fassung (§ 71 Abs. 1 S. 3 BGB).

Muss ein Verein zwingend Kassenprüfer bestimmen? Bei Mehrspartenvereinen: Müssen die Kassenprüfer des Hauptvereins auch die Kassen der einzelnen Sparten prüfen?

Im Vereinsrecht des Bürgerlichen Gesetzbuches ist eine regelmäßige Prüfung der Geschäftsführung des Vorstands nicht vorgesehen. Gleichwohl finden solche Prüfungen bei fast allen Vereinen in unterschiedlichem Umfang statt. Dazu sind sogenannte Kassenprüfer, Rechnungsprüfer oder Revisoren etc. berufen (Burhoff, Vereinsrecht, 9. Aufl. 2014, Rn. 632). Diese Ämter haben sich aus der Vereinspraxis heraus entwickelt, so dass die Regelungen der jeweiligen Vereinssatzung oder Beschlüsse der Mitgliederversammlung, ob es überhaupt entsprechende Ämter gibt, wieviele Personen dafür vorgesehen sind, welche Prüfungspflichten sie haben und welche Konsequenzen sich aus dem Ergebnis der Prüfungen ergeben, entscheidend sind.

Ohne eine Satzungsregelung oder ohne eine ausdrücklich anders lautende Satzungsbestimmung ist der Auftrag dieser Prüfer regelmäßig beschränkt auf die Kassenführung des Vereins als solche sowie auf die Prüfung, ob die Mittel wirtschaftlich verwendet worden sind, ob die Ausgaben sachlich begründet, rechnerisch richtig und belegt sind (Stöber/Otto, Handbuch zum Vereinsrecht, 11. Aufl. 2016, Rn. 560) und ob sie die gegebenenfalls in einem Haushaltsplan festgelegten Ansätze nicht überschreiten (BGH, Urt. v. 14.12.1987, Az. II ZR 53/87).

Vorbehaltlich abweichender Regelungen in der Vereinssatzung ist also die Kassenführung des Vereins zu prüfen, wozu alle Kassen gehören. Dabei gehören rechtlich die Kassen der Abteilungen zu der Kasse des Vereins, sofern nicht die Abteilungen rechtlich selbständig, insbesondere selbst Steuersubjekt mit eigener Steuernummer sind. Deshalb sind die Kassen der Abteilungen vom Verein auch bei seiner Steuererklärung mit zu berücksichtigen.

Müssen das Finanzamt sowie das Amtsgericht vor einer Satzungsänderung einen Satzungsentwurf erhalten?

Aus rechtlicher Sicht ist es grundsätzlich nicht erforderlich, dass ein Verein eine beabsichtigte Satzungsänderung mit dem Amtsgericht (Vereinsregister) oder dem Finanzamt vor der Beschlussfassung abspricht. Es besteht jedoch im Einzelfall die Möglichkeit, dass das Vereinsregister nach der Beschlussfassung der Änderungen einzelne davon oder alle für rechtlich unwirksam hält oder das Finanzamt durch die Änderungen die Steuerbegünstigung als gefährdet ansieht. Deshalb ist es in Zweifelsfällen empfehlenswert, vor der Versendung des Satzungsänderungsentwurfs an die Mitglieder des für die Satzungsänderung zuständigen Vereinsorgans beim Amtsgericht oder dem Finanzamt, je nach Zweifelslage, anzufragen, ob von deren Seite bezüglich der beabsichtigten Änderungen Bedenken bestehen.

Das Amtsgericht ist nicht zu einer Antwort verpflichtet. Im Saarland antworten die Registergerichte jedoch regelmäßig auf solche Anfragen.

Kann der zur Mitgliederversammlung einladende Vorstand vor der Versammlung Punkte von der Tagesordnung streichen?

Was die Absetzung von Tagesordnungspunkten in der Mitgliederversammlung anbelangt, so kann der jeweilige Antragsteller natürlich den von ihm gestellten Antrag bis zur Abstimmung darüber noch zurücknehmen. Das gilt auch für die vom Vorstand in der Einladung mitgeteilten Anträge des Vorstands. Sofern dann nicht ein Mitglied oder eine andere in der Mitgliederversammlung dazu antragsberechtigte Person -auch noch in der Mitgliederversammlung- einen gleichlautenden Antrag stellt, ist die Beschlussfassung nicht mehr möglich.

Wie kann zu einer Mitgliederversammlung eingeladen werden, wenn der vertretungsberechtigte Vorstand nicht mehr im Amt ist?

Ist für die Einberufung der Mitgliederversammlung der vertretungsberechtigte Vorstand des Vereins zuständig, aber nicht mehr im Amt, so sind in entsprechender Anwendung des § 70 BGB die im Vereinsregister als Vorstand eingetragene Personen – unabhängig von ihrer wirksamen Bestellung und ohne Rücksicht auf die Beendigung ihres Amtes – befugt, eine Mitgliederversammlung einzuberufen (OLG Brandenburg, Urt. v. 11.09.2012, Az. 11 U 80/09; OLG Düsseldorf, Beschl. v. 11.11.2011, Az. 3 Wx 194/11; BayObLG, Urt. v. 17.01.1985, Az. BReg 2 Z 74/84). Verweigern sie das, müsste beim Amtsgericht die Bestellung eines Notvorstands beantragt werden, der dann (wirksam) zur Mitgliederversammlung einladen darf.

Sind Beschlüsse in der Mitgliederversammlung ungültig, wenn ein Nichtmitglied mit abgestimmt hat?

Grundsätzlich dürfen an der Mitgliederversammlung nur Mitglieder teilnehmen und auch nur diese dürfen, soweit es ihnen nicht nach der konkreten Vereinssatzung genommen ist, sich an Abstimmungen in der Mitgliederversammlung beteiligen. In der Regel sind Beschlüsse, welche unter Beteiligung von Nichtmitgliedern gefasst wurden, unwirksam.

Jedoch sind die Beschlüsse dann wirksam, wenn nachgewiesen werden kann, dass die Beteiligung des Nichtmitglieds an der Mitgliederversammlung und der Abstimmung keine Auswirkungen auf das Beschlussergebnis hatte. Das erfordert zum einen, dass sich das Nichtmitglied bei der entsprechenden Beschlussfassung nicht mit einem Redebeitrag beteiligt hat. Hat das Nichtmitglied aber zu dieser Beschlussfassung einen Redebeitrag gebracht, so kann nicht ausgeschlossen werden, dass sein Redebeitrag das Ergebnis beeinflusst hat. Weiter muss das Abstimmungsergebnis so sein, dass rechnerisch auch bei der Nichtbeteiligung des Nichtmitglieds das gleiche Ergebnis zustande gekommen wäre.