Wie stellen Sie Ihren Verein möglichst attraktiv dar?
Natürlich auch dadurch, dass Sie ihm „ein
Gesicht geben“ und auf der Homepage oder Ihrem Social-Media-Auftritt Fotos von Mitgliedern, Aktiven
oder Ehrenamtlern veröffentlichen. Die jüngsten Tätigkeitsberichte der Bundes- und Landesdatenschutzbehörden lehren aber, dass in Vereinen immer noch viele Fehler gemacht werden, die
nicht nur Ärger mit Betroffenen, sondern auch Bußgelder einbringen können. Erfahren Sie deshalb,
worauf Sie bei der Verwendung von Fotos im Verein achten müssen.
Welche Veranstaltung bilden Sie ab?
Zunächst müssen Sie die Frage beantworten, von welchen Veranstaltungen Sie Fotos anfertigen und veröffentlichen möchten. Die Antwort finden Sie in zwei Vorschriften: Der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und im „Gesetz betreffend das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Fotographie“ (KunstUrhG). Der wesentliche Unterschied ist, dass nach der DSGVO stets eine Einwilligung
erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO), während das KunstUrhG für bestimmte Veranstaltungen
(§ 23 KunstUrhG) eine solche Einwilligung für nicht erforderlich ansieht.
Wichtig: Das Bundesinnenministerium vertritt die Auffassung, dass das KunstUrhG fotoergänzende
Regelungen enthält, die auch unter der DSGVO fortbestehen. Auch der BGH vertritt die Auffassung, dass das KunstUrhG weiter anwendbar ist (Urteil vom 07.07.2020, Az. VI ZR 250/19).
Wo Sie keine Einwilligungen benötigen: Nach § 23 Abs. 1 Nr. 3 KunstUrhG dürfen Bilder ohne Einwilligung verbreitet und zur Schau gestellt werden, wenn es sich um Bilder von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen handelt, an denen die dargestellten Personen teilgenommen haben. Das wären z. B. ein Vereinsfest oder Turnier Ihres Vereins.
PRAXISTIPP | Trotzdem sollten Sie am Eingang und auf dem Vereinsgelände gut sichtbare Hinweise anbringen, dass Fotos angefertigt werden und wie Sie diese Fotos „verwerten“. Sie zeigen damit auch, dass Sie mit dem Thema verantwortungsvoll umgehen. Dieser Hinweis könnte wie folgt lauten:
MUSTERFORMULIERUNG /
Anfertigung von Fotos
Wir werden auf der Veranstaltung Fotos anfertigen, die wir auf unserer Homepage (www.musterverein.de) und auf unseren Social Media-Profilen veröffentlichen. Sofern Sie damit nicht einverstanden sind, geben Sie dies bitte an. Weitere Hinweise finden Sie auf unserer Homepage
www.musterverein.de/datenschutzhinweise.
Idealerweise sollten Sie nur einige Personen mit dem Anfertigen der Fotos beauftragen. Diese sollten dann „ihr Motiv“ nochmals darauf hinweisen, dass die Fotos für die Homepage gemacht werden.
Wichtig | Achten Sie darauf, dass auf den Fotos keine Kinder abgebildet werden. Sollten Sie dennoch Kinder fotografieren, müssen Sie die Eltern fragen, ob diese ihre Einwilligung zur Ablichtung ihrer Kinder erteilen.
Wo Sie Einwilligungen benötigen
Gerade bei Verbänden besteht das Bedürfnis, auch von der internen Willensbildung Bilder zu machen. Da hier das KunstUrhG nicht greift, benötigen Sie eine Einwilligung. Das gilt auch für Tonaufnahmen – selbst wenn sie nicht veröffentlicht werden. Hier hat aber das Mitglied nur die Möglichkeit die Aufnahme seiner eigenen Redebeiträge zu verbieten. Es kann nicht die Aufzeichnung generell untersagen.
Stillschweigen ist keine Einwilligung
Beachten Sie, dass ein Stillschweigen, bereits angekreuzte Kästchen oder Untätigkeit keine Einwilligung darstellen (Erwägungsgrund DSGVO Nr. 32). Sie können also nicht im Vorfeld auf Fotos hinweisen und von einer Einwilligung ausgehen, wenn der Teilnehmer sich nicht äußert. Verweigert ein Mitglied die Erlaubnis, Fotos von ihm zu veröffentlichen, können Sie ihm deswegen auf keinen Fall die Teilnahme verweigern, selbst wenn Sie schon bei der Einladung darauf hinweisen. Das wäre eine Verletzung der
Mitgliederrechte. Das betroffene Mitglied könnte mit einer Anfechtung alle Versammlungsbeschlüsse
unwirksam machen. Es bleibt dann nur die Möglichkeit, bei jeder veröffentlichten Aufnahme zu prüfen, ob das Mitglied darauf zu erkennen ist.
Einwilligung proaktiv einholen
Wir empfehlen daher, dass Sie sich diese Einwilligung direkt beim Einlass zur Veranstaltung
einholen. Dazu können Sie die folgende Musterformulierung nutzen.
MUSTERFORMULIERUNG /
Einwilligungserklärung
Name: …
Vorname: …
Ich erkläre mich als Teilnehmer der XY-Versammlung
am … (Datum) einverstanden, dass
von mir bei der Veranstaltung Fotos angefertigt
und auf der Homepage (www.musterverband.de)
sowie in der Verbandszeitschrift veröffentlicht
werden. Die Veröffentlichung dient der Öffentlichkeitsarbeit
des Musterverbandes e. V.
Mir ist bewusst, dass Fotos im Internet von beliebigen
Personen abgerufen werden können.
Der Musterverband e. V. kann hier nicht verhindern,
dass die Fotos gespeichert und weiterverwendet
werden können.
Diese Einwilligung wurde von mir freiwillig abgegeben
und kann jederzeit widerrufen werden.
Der Widerruf wirkt nur für die Zukunft. Für den
Fall des Widerrufs werden die Fotos von dem
Musterverband e. V. von der Homepage entfernt,
soweit es dem Musterverband e. V. möglich ist.
Die Hinweise zu den Betroffenenrechten habe
ich zur Kenntnis genommen.
Ort: …
Datum: …
Unterschrift: …
Bei der Einwilligung müssen Sie auch die erforderlichen Hinweise nach Art. 13 DSGVO erteilen:
Das kann wie folgt aussehen.
MUSTERFORMULIERUNG /
Teile der Einwilligung nach Art. 13 DSGVO
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen: Musterverband e. V., Anschrift.
- Zweck der Verarbeitung: Die Fotos werden ausschließlich für die Öffentlichkeitsarbeit verarbeitet und sind daher i. S. v. Art. 6 Ab. 1 f) DSGVO erforderlich.
– Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der erteilten Einwilligung.
– Kategorien der Empfänger: Die Fotos werden ausschließlich auf der Homepage www.musterverband.de veröffentlicht; eine Weitergabe erfolgt nicht.
– Dauer der Verarbeitung: Die Verarbeitung erfolgt auf unbestimmte Zeit bis zum Widerruf. Nach dem Widerruf werden die Fotos gelöscht.
– Betroffenenrechte: Nach der DSGVO stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:
▪ Auskunftsanspruch, Art. 15 DSGVO
▪ Berichtigungsanspruch, Art. 16 DSGVO
▪ Löschungsanspruch und Anspruch auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 17, 18, 21 DSGVO)
▪ Anspruch auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
▪ Beschwerderecht gegenüber der zuständigen Behörde (Art. 77 DSGVO).
Wichtig | Diese Einwilligung können Sie auch für andere Vereinsveranstaltungen nutzen.
Urheberrechte beachten
Neben den Persönlichkeitsrechten der Abgebildeten müssen Sie auch die Urheberrechte des
Fotografen beachten. Die Erlaubnis, die Fotos zu veröffentlichen, muss zwar nicht schriftlich vorliegen. Trotzdem empfiehlt sich eine schriftliche Bestätigung. Es könnte sonst passieren, dass der Fotograf die vermeintliche Erlaubnis widerruft und Sie die Fotos von den Websites entfernen müssen oder Publikationen nicht mehr weiter verteilen dürfen.
