Die meisten Vereine erfüllen ihre Pflicht zur Rechnungslegung (gegenüber den Mitgliedern, aber auch gegenüber den Finanzbehörden) durch eine Einnahme-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG, also im Wesentlichen durch Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben. Diese Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitnah und geordnet vorzunehmen und müssen zehn Jahre lang geordnet aufbewahrt werden. Dies gilt auch für alle Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Auftragszettel, Bankauszüge, Buchungsanweisungen, Gehaltslisten, Kassenberichte, Portokassenbücher, Aufnahmeanträge von Mitgliedern sowie Kündigungserklärungen der Mitglieder). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen worden ist oder die Unterlagen entstanden sind (§ 147 Abs. 4 AO). Die Aufbewahrungspflicht ist Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Unter den in § 147 Abs. 2 AO genannten Voraussetzungen können Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.
Wegen der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke steuerbegünstigte Vereine müssen auch die Vereinnahmung von Zuwendungen (z.B. Spenden) und deren satzungszweckgemäße Verwendung ordnungsgemäß aufgezeichnet und ein Doppel der Zuwendungsbestätigung aufbewahrt werden. Bei Aufwandsverzichtsspenden muss sich aus den Unterlagen genau ergeben, welcher Aufwand erstattet wurde. Dafür ist z. B. bei Fahrten eines Mitglieds im Auftrag des Vereins, für die ein pauschaler Kilometersatz erstattet wird, eine Liste erforderlich, in der die einzelnen Fahrten mit Zweck der Fahrt, Abfahrtspunkt und Ziel sowie der Entfernung festgehalten sind. Die Aufzeichnungen und Belege müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden.
