Nach § 51 Satz 3 Abgabenordnung (AO) gelten funktionale Untergliederungen (also Abteilungen) von Vereinen selbst nicht als selbständige Steuersubjekte. Grund dafür ist, dass verhindert werden soll, dass Vereine ihre Abteilungen verselbständigen, um zum Beispiel die Besteuerungsfreigrenze von 35.000 € gemäß § 64 Abs. 3 AO, die Zweckbetriebsgrenze „Sport“ von 45.000 € (bis zum Veranlagungszeitraum 2012: 35.000 €) gemäß § 67a Abs. 1 AO oder die übrigen in den Einzelsteuergesetzen gewährten Freigrenzen und Freibeträge, insbesondere die Grenze von 17.500 € (Kleinunternehmer-Regelung des § 19 Umsatzsteuergesetz) mehrfach in Anspruch zu nehmen. Auch dann, wenn die Abteilungen (zum Beispiel Fußball-, Handball-, Tennis-, Turnabteilungen usw.) eine gewisse Selbständigkeit besitzen, sind sie nicht als selbständige Steuersubjekte zu behandeln. Steuersubjekt ist der Hauptverein. Alle Aktivitäten, die in den einzelnen Abteilungen stattfinden, sind steuerrechtlich als solche des Hauptvereins anzusehen.
Für die steuerlichen Belange müssen daher die einzelnen Abteilungen alle Einnahmen und Ausgaben, die von ihnen erwirtschaftet bzw. getätigt worden sind, dem Hauptverein melden. Der Hauptverein hat dieses Zahlenmaterial in sein Rechenwerk zu übernehmen und muss die steuerlichen Konsequenzen aus den einzelnen Aktivitäten ableiten (zum Beispiel Umsatz- und Vorsteuerbeträge ermitteln, ertragsteuerliche Ergebnisse feststellen). Die Abteilungen müssen alle Einnahmen und Ausgaben und nicht die saldierten Ergebnisse (= Gewinne oder Verluste) dem Hauptverein melden. In dem Rechenwerk des Hauptvereins sind diese Einnahmen und Ausgaben dem jeweiligen Tätigkeitsbereich zuzuordnen.
Zu empfehlen ist allerdings eine Satzungsregelung, wonach die Abteilungsvorstände verpflichtet sind, die Einnahmen und Ausgaben der Abteilung zum Ende des Veranlagungsjahres dem Vorstand des Hauptvereins vollständig und unter Vorlage der entsprechenden Belege zu melden und darüber hinaus schriftlich zu erklären, dass die Angaben und Unterlagen vollständig sind.
Formulierungsbeispiel: Die jeweilige Abteilung hat unter Beachtung der steuerlichen Grundsätze jeweils zum Ende eines Kalenderjahres die Einnahmen/Ausgaben dem Vorstand des Vereins mit den entsprechenden Belegen vorzulegen. Zudem muss der Abteilungsleiter eine Erklärung unterzeichnen, in der er die Vollständigkeit der vorgenannten Daten und Unterlagen versichert.
Dadurch wird -zumindest solange der Vorstand des Hauptvereins keine Hinweise auf Verstöße des Abteilungsvorstands gegen diese Satzungspflichten hat- die persönliche Haftung des Vorstands des Hauptvereins für diesen Bereich grundsätzlich ausgeschlossen. Es bleibt aber bei der steuerrechtlichen Verantwortlichkeit des Hauptvereins, auch für die Abteilungen.
Die Abteilungen können tatsächlich nur dann selbständige Rechtssubjekte werden, indem diese satzungstechnisch von dem Hauptverein völlig gelöst werden und sich deren Verbindung zum Hauptverein dann eigentlich auf die Mitgliedschaft der Abteilung im Hauptverein beschränkt. Insbesondere müssen die Leitung der Abteilungen und deren Finanzen völlig unabhängig von denen des Hauptvereins sein. Das käme aber einer „Zerstückelung“ des Hauptvereins gleich, weil die Abteilungen dann auch erleichtert aus dem Hauptverein austreten könnten.
