Bei der Amtsniederlegungserklärung eines Vereinsvorstandsmitglieds handelt es sich um eine empfangsbedürftige Erklärung, die grundsätzlich keiner besonderen Form bedarf, also auch mündlich erklärt werden kann (OLG Frankfurt/Main, Beschl. v. 19.03.2015, Az. 20 W 327/14). Allerdings muss diese Erklärung, um wirksam zu sein, entweder gegenüber dem nach der Satzung zuständigen Bestellungsorgan (OLG Düsseldorf, Beschl. v. 09.02.2016, Az. 3 Wx 4/16; OLG Frankfurt/Main, Beschl. v. 24.01.1978, Az. 20 W 853/77) oder gegenüber einem anderen (amtierenden) vertretungsberechtigten Vorstandsmitglied erklärt werden (OLG Frankfurt/Main, Beschl. v. 24.01.1978, Az. 20 W 853/77).
Bedenken Sie jedoch, dass nach § 67 Abs. 1 BGB jede Änderung des vertretungsberechtigten Vorstands, also auch ein Rücktritt und die Neubesetzung des Amtes, von dem vertretungsberechtigten Vorstand zur Eintragung in das Vereinsregister anzumelden ist. Der Anmeldung ist eine Abschrift der Urkunde über die Änderung beizufügen. Das gilt auch bei einem mündlich erklärten Rücktritt. Denn es muss sich – jedenfalls im Regelfall – für das Registergericht auch im Falle der mündlichen Amtsniederlegungserklärung des Vorstandes die erforderliche inhaltliche Richtigkeitsgewähr der Anmeldung der Änderung im Vorstand durch eine entsprechende Abschrift einer Urkunde über die Änderung oder natürlich auch des Originals ergeben. Das kann neben der schriftlichen Rücktrittserklärung auch aus dem Protokoll der Sitzung ergeben, in der der Rücktritt erklärt worden ist (OLG Frankfurt/Main, Beschl. v. 19.03.2015, Az. 20 W 327/14). Deshalb sollte die Satzung regeln, dass der Vorstand außerhalb einer Vorstandssitzung oder Mitgliederversammlung nur durch schriftliche Erklärung zurücktreten kann.
Formulierungsbeispiel: Die Rücktritt eines nach § 26 BGB vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieds ist außerhalb einer Mitgliederversammlung oder Vorstandssitzung nur durch schriftliche Erklärung gegenüber einem anderen vertretungsberechtigten Vorstandsmitglied möglich.
